MODIFICACIONES A LAS NORMAS SOBRE LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR PLANILLAS DE PAGO
(*) (Javier Dolorier Torres
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El Decreto Supremo Nº 017-2001-TR, publicado el 7 de junio del 2001, contiene importantes modificaciones y aclaraciones a algunos aspectos del Decreto Supremo Nº 001-98-TR (del 22 de enero de 1998), relativo a la obligación de los empleadores de llevar planillas de pago de remuneraciones de los trabajadores contratados. En el presente artículo, detallamos en qué consiste cada una de estas innovaciones.
Sin embargo, cabe hacer un importante precisión. La obligación de los empleadores de incorporar a sus trabajadores a las planillas desde el inicio de la prestación de los servicios no es reciente. De acuerdo a la Resolución Suprema del 23 de marzo de 1936, se obligó a los centros de trabajo a contar con un libro de planillas de sueldos y salarios, el cual era aprobado por la Inspección General de Trabajo de Lima. Esta obligación se mantuvo hasta que el Decreto Supremo N° 001-98-TR modernizó todo el esquema normativo anterior referido a las planillas y boletas de pago.
1. SUJETOS OBLIGADOS: COOPERATIVAS DE TRABAJADORES
Se determina la obligación de llevar planillas de pago tanto de los empleadores cuyos trabajadores se encuentren sujetos al régimen laboral de la actividad privada, como de las cooperativas de trabajadores, con relación a sus trabajadores y socios trabajadores. En lo relativo a las cooperativas de trabajadores, se establece que toda referencia a los empleadores del Decreto Supremo Nº 001-98-TR las comprenderá; igualmente, el término “trabajador será extendido a los socios trabajadores.
La regulación de la prestación de servicios de trabajadores de cooperativas tiene su referente básico en las normas contenidas en el Decreto Supremo N° 034-83-TR y la Ley de Formación y Promoción Laboral, Decreto Supremo N° 002-97-TR. La primera de las normas estableció que las relaciones laborales de los socios de las cooperativas de trabajo se rijan por las normas que apruebe su respectiva asamblea general, disponiendo además que los beneficios que éstas les reconozcan no sean inferiores a los otorgados por la legislación laboral común a los trabajadores sujetos al régimen de la actividad privada, salvo acuerdo expreso de no menos de las dos terceras partes de la asamblea general extraordinaria convocada expresamente para tal propósito.
Por su parte, la Ley de Formación y Promoción Laboral, Decreto Supremo N° 002-97-TR, dispone en su artículo 50° que las cooperativas de trabajadores están en el deber de reconocer a sus socios trabajadores ingresos y condiciones de trabajo no inferiores a los que corresponden a trabajadores pertenecientes a la empresa usuaria en que se efectúan las labores análogas.
De este modo, lo establecido por el Decreto Supremo N° 017-2001-TR, al regular la obligación de las cooperativas de llevar libros de planillas, permitirá un mejor control del cumplimiento de las obligaciones sociales reconocidas en beneficio de esta categoría de trabajadores.
2. FACULTAD DEL EMPLEADOR DE LLEVAR MÁS DE UNA PLANILLA DE PAGO
Se establece que el empleador podrá llevar más de una planilla de pago en función a la categoría, centro de trabajo o cualquier otra pauta que considere conveniente, debiendo obedecer tal decisión a un criterio de razonabilidad.
Las planillas de diferentes centros de trabajo de una misma empresa, podrán ser centralizadas y llevadas en cualquiera de ellos. En este caso, cada centro de trabajo deberá contar con una copia simple de las planillas que les correspondan y de las boletas de pago a que se refiere el artículo 18º del D.S. Nº 001-98-TR, siempre que se encuentre en una circunscripción territorial distinta al de la Autoridad Administrativa de Trabajo que autorizó la planilla centralizada.
3. AUTORIZACIÓN PREVIA DE LA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA DE TRABAJO
El libro de planillas o las hojas sueltas correspondientes, serán autorizadas previamente a su utilización por la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se encuentre ubicado el centro de trabajo. En el caso de empresas que cuentan con más de un centro de trabajo en diferentes lugares, se podrá solicitar la autorización en cualquiera de ellos, teniendo en cuenta lo dispuesto en el segundo párrafo del numeral anterior.
4. CONTENIDO DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN
Para efectos de la autorización del libro de planillas, así como de las hojas sueltas, el empleador presentará una solicitud, adjuntando una copia del comprobante de información registrada conteniendo el Registro Único del Contribuyente (RUC) y el libro de planillas de pago u hojas sueltas a ser autorizados, debidamente numerados.
La solicitud debe consignar los siguientes datos:
a) Nombre o razón social y domicilio del empleador.
b) Nombre del representante legal del empleador y número de su documento de identidad.
c) Número de RUC del empleador.
d) Dirección del centro de trabajo.
e) Número de folios del libro de las hojas sueltas a ser autorizadas.
f) De tener más de un centro de trabajo y haberse optado por la centralización de planillas, según el artículo 4º, la dirección de los centros de trabajos incluidos en ella y el lugar donde se encuentren los originales de las planillas y los duplicados de las boletas de pago.
g) Tipo de planilla a autorizar conforme al primer párrafo del artículo 4º del decreto supremo materia de comentario.
Para efectos de la autorización del segundo libro o posteriores, así como de las hojas sueltas, el empleador adjuntará a su solicitud el libro de planillas anterior debidamente autorizado; o en el caso de hojas sueltas, la autorización anterior y la última hoja trabajada, dejando constancia de su conclusión la Autoridad Administrativa de Trabajo, debiendo cumplir además con los requisitos establecidos en el párrafo anterior.
5. SELLADO DE LA PRIMERA HOJA DE LAS PLANILLAS
Una vez que reciba la solicitud, la Autoridad Administrativa de Trabajo procederá a sellar la primera hoja del libro de planilla de pago o de las hojas sueltas, indicando en ella el nombre o razón social del empleador, número de RUC, dirección del centro de trabajo, tipo de planilla, número de registro de autorización, número de folios autorizados y fecha de la autorización. En el caso del segundo libro o posteriores, se indicará el número de libro; si se trata de hojas sueltas la numeración correlativa correspondiente. Si el empleador opta por llevar sus planillas en hojas sueltas, la Autoridad Administrativa de Trabajo sellará cada una de ellas, pudiendo utilizar cualquier otro medio técnico que considere conveniente.
De haber optado el empleador por la centralización de planillas, se dejará constancia de este hecho en la autorización correspondiente. De tener el empleador planillas autorizadas en varios centros de trabajo, podrá centralizarlas en uno de ellos, debiendo haber cerrado para ésto las planillas de los otros y dirigido una solicitud a la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se procederá a centralizar.
El cambio de los datos consignados en la autorización deberá ser comunicado por el empleador a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando la documentación sustentatoria.
6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA LLEVAR PLANILLAS EN MICROFORMAS
La solicitud de autorización en estos casos, deberá contener los datos a los que nos referimos en el numeral 4, y además deberá indicar el número de código, serie u otra referencia análoga que permita identificar individualmente el medio físico a ser utilizado. Asimismo, se deberá adjuntar el certificado de idoneidad técnica expedido por el organismo competente, de acuerdo a lo dispuesto por el art. 6º del Decreto Legislativo Nº 681, modificado por la Ley Nº 26612 o norma que la sustituya.
En este caso, la Autoridad Administrativa de Trabajo emitirá resolución expresa precisando la identificación del medio físico autorizado, el cual no podrá ser sustituido por el empleador sin autorización previa; así como la vigencia de la autorización otorgada, la cual estará en relación con el plazo de validez del certificado de idoneidad técnica.
7. RECTIFICACIÓN DE ERRORES U OMISIONES
La rectificación de cualquier error o la omisión de información en las planillas se hará constar en la hoja siguiente a la última utilizada, debiendo expedirse una boleta que contenga la información rectificada u omitida, la misma que deberá ser firmada por el trabajador, no aplicándose lo dispuesto en el numeral 9 de este análisis.
8. PAGO DE LA REMUNERACIÓN Y ENTREGA DE LA BOLETA DE PAGO
El pago de la remuneración podrá ser efectuado directamente por el empleador o por intermedio de terceros (entidades bancarias, por ejemplo), siempre que en este caso se permita al trabajador disponer de dicha remuneración en la oportunidad establecida, en su integridad y
sin costo alguno
.
El pago se acreditará con la boleta firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de pago.
La boleta de pago contendrá los mismos datos que figuran en planillas y
deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal.
9. FIRMA OPCIONAL DE LA BOLETA POR EL TRABAJADOR, A CRITERIO DEL EMPLEADOR
Si el empleador lo considera conveniente, la firma de la boleta por el trabajador será opcional. Sin embargo, en este caso, corresponderá al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneración y la entrega de la boleta de pago del trabajador.
10. CIERRE DE PLANILLAS
Se considerarán cerradas las planillas en la fecha en que el empleador lo comunique a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la última planilla utilizada e indicando el motivo del cierre.
11. APLICACIÓN DEL DECRETO SUPREMO Nº 017-2001-TR
Las cooperativas que se encuentren obligadas a llevar planillas de pago, tendrán un plazo de treinta (30) días calendario para solicitar la autorización de sus planillas y registrar a sus socios trabajadores. Dicho plazo se computa a partir de la entrada en vigencia del Decreto Supremo Nº 017-2001-TR, siendo este mandato obligatorio a partir del 8 de julio del 2001.
Las modificaciones instauradas por el D.S. Nº 017-2001-TR, se aplican a todas aquellas solicitudes de autorización de planillas de pago que se presenten a la fecha de su entrada en vigencia.