LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE CARÁCTER LABORAL. Análisis de su realidad en nuestro ordenamiento procesal laboral (
César A. Puntriano Rosas (*))
SUMARIO I. A manera de introducción. La exhibición de planillas como medio probatorio típico del proceso laboral. II. Régimen normativo en cuanto a la conservación de la documentación laboral. III. Criterios jurisprudenciales al respecto. IV. Mecanismo procesal para viabilizar la aplicación de las normas glosadas anteriormente en el proceso laboral. V. Conclusiones.
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I. A MANERA DE INTRODUCCIÓN. LA EXHIBICIÓN DE PLANILLAS COMO MEDIO PROBATORIO TÍPICO DEL PROCESO LABORAL
La normativa laboral que regula la obligación de los empleadores de llevar planillas de pago, contenida en el Decreto Supremo N° 001-98-TR, establece que las mismas deben contener, entre otra información, aquella referida a las remuneraciones y demás pagos que se abonen al trabajador con ocasión del vínculo laboral.
Asimismo, el artículo 27 de la Ley Procesal del Trabajo, Ley N° 26636 (en adelante LPT) sobre el cual volveremos más adelante, establece la distribución de la carga probatoria de las partes en un proceso laboral. El citado dispositivo señala que, corresponde al trabajador probar la existencia de su vínculo laboral, la existencia de su despido, la nulidad del mismo cuando la invoque y el acto de hostilidad del que alegue ser objeto; por su parte, el empleador deberá probar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en las normas legales, los convenios colectivos, la costumbre, el reglamento interno y el contrato individual de trabajo así como la causa del despido.
En ese sentido, en lo que al empleador se refiere, las planillas, conjuntamente con las boletas de pago, suelen ser el medio idóneo que posee este para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales
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Por otro lado, cuando los trabajadores demandan el pago de algún derecho o beneficio social adeudado, y buscan acreditar su tiempo de servicios, o la percepción de algún concepto no remunerativo que no fuera considerado por el empleador para el cómputo de la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS), por ejemplo, usualmente solicitan la exhibición de las planillas de pago en la etapa procesal correspondiente. Así, al interponer su demanda, ofrecen la exhibición de las planillas de pago de su empleador por un plazo que corresponde a todo su vínculo laboral, prueba que, de ser admitida por el juez, será actuada en la Audiencia Única.
En efecto, el artículo 15 de la LPT, establece que la demanda laboral debe contener los medios probatorios bajo sanción de inadmisibilidad. Los medios probatorios que se pueden ofrecer en el proceso laboral, conforme al artículo 29 de la Ley, son todos los previstos en el Código Procesal Civil.
Al respecto, los artículos 192
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y 193
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del Código Procesal Civil, señalan cuáles son los medios de prueba que pueden emplearse dentro del proceso judicial.
En ese sentido, una vez interpuesta la demanda y ofrecida la exhibición de planillas, corresponderá al empleador demandado en su escrito de contestación de demanda, pronunciarse no solamente sobre el fondo o forma del asunto, esto último a través de una excepción procesal, sino también sobre los medios probatorios que ofrezca el demandante mediante el empleo de cuestiones probatorias.
Una vez admitida la contestación de demanda, el juez citará a las partes a la audiencia única
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, en la cual, además del saneamiento procesal, entre otros, se admitirán y actuarán los medios probatorios ofrecidos por el demandante, previa evaluación de las cuestiones probatorias propuestas por el actor. De amparar la prueba del demandante desestimando la cuestión probatoria deducida por el demandado, de haber sido formulada, se procederá a actuar la exhibición de planillas.
En cuanto a la exhibición de planillas, el artículo 35 de la LPT establece que la misma podrá efectuarse en el local del juzgado o en el centro de trabajo del empleador, tratándose de empresas con más de 50 trabajadores o la complejidad y magnitud de la información así lo ameriten, la revisión de las planillas puede llevarse a cabo en el centro de trabajo.
Así, el juez comisionará al perito judicial revisor, para que recabe determinada información de los libros de planillas a efectos de dilucidar algún punto controvertido fijado en la misma audiencia única.
El informe revisorio de planillas, que debe expedirse luego de veinte días hábiles como máximo, contendrá las trascripción de los datos contenidos en los libros o documentación correspondiente, referidos a la materia señalada por el juez y será puesta en conocimiento del demandante y del demandando, quienes podrán observarlo por escrito dentro de los tres días de notificados.
La pregunta que surge a continuación y cuya dilucidación será materia de los numerales siguientes es ¿existe alguna limitación temporal a la conservación de las planillas o puede requerirse su exhibición por todos los años solicitados por el demandante?, ¿cómo podría oponerse el empleador a dicho medio probatorio?
II. RÉGIMEN NORMATIVO EN CUANTO A LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN LABORAL
1. Decreto Ley Nº 25988, Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de Eliminación de Privilegios y Sobrecostos
Esta norma, vigente desde el 25 de diciembre de 1992, estableció en su artículo 5:
“Artículo 5.- (...) las empresas, cualquiera sea su forma de constitución y siempre que no formen parte de la actividad empresarial del Estado, solamente estarán obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no excederá de cinco años contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento.
Transcurrido el periodo a que se refiere el párrafo anterior, las empresas podrán disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción. En todo caso, inclusive en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido el mencionado periodo, corresponderá a la parte que alega un derecho su probanza (...)”.
Es evidente que, al amparo de la aplicación de dicha norma, las empresas podían destruir todo tipo de documentación vinculada a su actividad económica que tuviese una antigüedad mayor de cinco años.
En lo que se refiere a la documentación de carácter laboral, es decir, planillas y boletas de pago, roles de vacaciones, contratos de trabajo, entre otras, la empresa se encontraba en la facultad de destruir la documentación cuya antigüedad sea mayor de cinco años. A la entrada en vigencia de esta norma, las empresas pudieron prescindir de su documentación cuya antigüedad fuese anterior a diciembre de 1987.
Debemos precisar que, una vez transcurrido el plazo de cinco años, el trabajador demandante deberá probar que el empleador incumplió con el pago de sus obligaciones laborales, prueba que entendemos es sumamente complicada.
2. Decreto Supremo Nº 001-98-TR, Norma que Regula la Obligación de los Empleadores de llevar Planillas de Pago
Respecto a las planillas y boletas de pago, el artículo 21 del referido dispositivo, publicado el 22 de enero de 1998, reitera lo establecido en el texto original del artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988, disponiendo lo siguiente:
“Artículo 21.- Los empleadores están obligados a conservar sus planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco años después de efectuado el pago.
Luego de transcurrido el indicado plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los citados documentos, será de cargo de quien alegue el derecho”.
Así pues en cuanto a las planillas, boletas y demás constancias, una vez transcurridos los cinco años, el empleador puede disponer su destrucción, invirtiéndose la carga probatoria en cuanto a las obligaciones contenidas en los referidos documentos.
3. Ley Nº 27029, Ley que modifica el artículo 5 de la Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de Eliminación de Privilegios y Sobrecostos, aprobado por Decreto Ley Nº 25988
El artículo 5 del Decreto Ley Nº25988 fue modificado por el artículo 1 de la Ley Nº 27029, publicada el 30 de diciembre de 1998 y vigente a partir del 31 de diciembre de 1998.
El citado artículo 5 quedó modificado en los siguientes términos:
“Artículo 5.- (…) los empleadores o las empresas cualquiera sea su forma de constitución y siempre que no formen parte del Sector Público nacional, estarán obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no excederá de cinco años contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento o cierre de las planillas de pago, según sea el caso.
Transcurrido el periodo a que se refiere el párrafo anterior, los empleadores podrán disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción, a excepción de las planillas de pago que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional.
En todo caso
, inclusive en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido el mencionado periodo,
la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los documentos citados, será de quien alegue el derecho
(...)” (el resaltado es nuestro).
En consecuencia, el empleador solo está obligado a conservar por cinco años todos los documentos empresariales, incluidos los que versen sobre conceptos laborales, los cuales pueden ser destruidos transcurridos dicho periodo. Solo en el caso de planillas de pago, desde la vigencia de la Ley N° 27029 (31 de diciembre de 1998), se dispone que aquellas cuyo cierre se haya producido cinco años hacia atrás, deben ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP), manteniendo la posibilidad el empleador de destruir cualquier otra documentación que exceda los cinco años de antigüedad.
Debemos indicar que mediante Decreto Supremo N° 122-2002-EF publicado el 14 de agosto de 2002 se facultó a la ONP para que establezca el procedimiento de recepción de planillas de pago. Dicho procedimiento fue establecido mediante Resolución Jefatural Nº 135-2002-JEFATURA/ONP,
publicada en el diario oficial El Peruano el 13 de setiembre de 2002 se aprobó un procedimiento para la recepción y custodia de planillas por parte de la ONP.
En resumen, en aplicación de las normas citadas se pueden dar los siguientes supuestos:
- Planillas de pago hasta el 30 de diciembre de 1993: al amparo del texto original del artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988, dichas planillas podían haber sido destruidas o recicladas.
- Planillas de pago cerradas a partir del 31 de diciembre de 1993: deben ser remitidas a la ONP.
Recordemos que, luego de transcurrido el periodo de cinco años de conservación de los documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones laborales, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los documentos citados,
en todo caso
como lo establecen ambas normas, será de quien alegue el derecho.
III. CRITERIOS JURISPRUDENCIALES AL RESPECTO
Si bien la jurisprudencia ha aceptado de manera dividida lo dispuesto en las normas glosadas anteriormente, en cuanto al plazo de conservación de documentación de naturaleza laboral, debemos comentar lo señalado en la Ejecutoria Suprema recaída en el expediente de Casación Nº 1034-2001-Ancash, que estableció equivocadamente la existencia de una incompatibilidad entre el artículo 5 del Decreto Ley Nº25988 y el numeral 2) del artículo 27 de la LPT
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, dado que la primera norma limitaría la probanza del empleador en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones laborales, mientras que la LPT no lo haría.
Asimismo, la jurisprudencia ha rechazado la aplicación de las normas citadas en el numeral anterior del presente trabajo, alegando una supuesta naturaleza tributaria del artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988.
Al respecto, estimamos importante atender a los siguientes planteamientos que a nuestro entender, debilitarían los argumentos expuestos anteriormente:
1. Naturaleza laboral del artículo 5 del Decreto Ley N° 259881.
Si bien la norma se denomina “Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de Eliminación de Privilegios y Sobrecostos” y contiene en su texto diversas disposiciones en materia tributaria, no podemos desconocer que el tema de la conservación de documentos laborales, como por ejemplo los libros de planillas y las boletas de pago, constituye un tema netamente laboral.
En efecto, las planillas son documentos en los cuales el empleador se encuentra obligado a anotar datos relativos al ingreso y cese de cada trabajador, al pago de remuneraciones y de cualquier otro concepto laboral. Asimismo, las boletas, contienen una copia de los datos que figuran en las planillas, y el trabajador los puede utilizar para probar la existencia de una relación laboral y los pagos efectuados por el empleador, para reclamar de las instituciones de seguridad social las prestaciones que otorgan, entre otros.
Entonces, si bien el Decreto Ley Nº 25988 contiene disposiciones tributarias de implicancia laboral, consideramos que el articulado referido a la conservación de planillas y boletas de pago responden a una naturaleza laboral.
Es importante reiterar que, el 22 de enero de 1998 se publicó el Decreto Supremo Nº 001-98-TR , “Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago”, modificado por Decreto Supremo Nº 017-2001 del 7 de junio de 2001, cuyo artículo 21 reguló la obligación de los empleadores de conservar las planillas y boletas de pago, de manera similar al artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988, ratificando así la naturaleza laboral del mismo.
Este dispositivo netamente laboral, reafirma nuestra tesis que el tema referido a la conservación de planillas y boletas de pago posee naturaleza laboral.
La Ley N° 27029 ratificó el carácter laboral del artículo 5 Del Decreto Ley N° 25988.
El 30 de diciembre de 1998 se publicó la Ley Nº 27029, que modificó el artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988, ratificó la naturaleza laboral del citado artículo, al denominarse “Ley que modifica el artículo 5 de la Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de Eliminación de Privilegios y Sobrecostos, aprobado por Decreto Ley N°25988 en lo relativo a la conservación de la documentación de orden laboral”.
Como se puede apreciar del texto de la norma, al atribuírsele carácter laboral a la documentación a la que se refiere el artículo 5 del Decreto Ley N°25988, no se está haciendo otra cosa que ratificar el carácter laboral del citado artículo.
2. No existe conflicto normativo entre el artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988 y el artículo 27 - numeral 2 de la Ley Procesal del Trabajo
A nuestro entender no es adecuado afirmar que existiría una contradicción entre el artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988 y el artículo 27 numeral 2 de la Ley Nº 26636, ya que dichos dispositivos son complementarios entre sí.
Nos explicamos. El artículo 5 del Decreto Ley Nº 25988 regula el tema referido al plazo de conservación de documentación de carácter laboral. Por otro lado, el artículo 27 numeral 2 de la Ley Nº 26636 regula la carga de la prueba del empleador, quien está obligado a acreditar el cumplimiento de las obligaciones laborales a su cargo.
Según una interpretación sistemática de ambas normas, se entiende que la obligación del empleador de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales existe en la medida que las mismas estén referidas a documentación que deba mantener en su poder, en aplicación del Decreto Ley Nº 25988. En caso contrario, se invierte la carga de la prueba, y es el trabajador el llamado a acreditar el supuesto incumplimiento de tales obligaciones.
Además, mediante norma posterior, la Ley Nº 27029, se ratifica esta interpretación.
IV. MECANISMO PROCESAL PARA VIABILIZAR LA APLICACIÓN DE LAS NORMAS GLOSADAS ANTERIORMENTE EN EL PROCESO LABORAL
Como indicamos en el numeral 1 del presente trabajo, una vez interpuesta la demanda y ofrecida la exhibición de planillas o de alguna documentación de carácter laboral que el trabajador considere relevante para acreditar algún hecho sostenido en su demanda y que, a juicio de aquel, se encuentre en poder del empleador, este último podrá, en su escrito de contestación de demanda, pronunciarse sobre dicho medio probatorio a través de una cuestión probatoria.
A efectos de dilucidar cuál es el mecanismo procesal del que se podrá valer el empleador para contradecir el medio probatorio referido a la exhibición de algún documento que, en principio debería estar en su poder, es importante referirnos a las cuestiones probatorias como instrumentos procesales para cuestionar medios de prueba.
Como lo señala Hinostroza Mínguez
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, las cuestiones probatorias son instrumentos procesal dirigidos a poner en tela de juicio algún medio de prueba con la finalidad de que el juez declare su invalidez o tenga presente su ineficacia probatoria.
En lo que se refiere al proceso laboral, Paul Paredes
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recoge como un principio general de la prueba aplicable al proceso laboral al de contradicción de la prueba, el cual de acuerdo a Devis Echeandía “significa que la parte contra quien se opone una prueba debe gozar de oportunidad procesal para conocerla y discutirla”
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Así, y como lo señalamos en el punto 1, será la contestación de demanda el momento de discutir las pruebas ofrecidas por el demandado, a través de las cuestiones probatorias
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. El inciso 5) del artículo 21 de la LPT, señala que al contestar la demanda, el demandado podrá “Proponer o deducir las oposiciones o tachas contra los medios probatorios ofrecidos por el demandante, así como el reconocimiento o negación de los documentos que se le atribuyen”.
Nuestro ordenamiento procesal laboral, de manera acorde con el procesal civil, contempla dos tipos de cuestiones probatorias, (i) las tachas y (ii) las oposiciones.
En cuanto a las tachas, el artículo 42 de la LPT establece que, “se puede interponer tacha contra los testigos y documentos (..)”.
Al respecto, Hinostroza define a las tachas como una especie de impugnación cuyo objeto es quitar validez o restarle eficacia a un medio de prueba, en razón de existir algún defecto o impedimento respecto de él
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Respecto a las oposiciones, el artículo 43 de la LPT, señala que “puede formularse oposición a la actuación de una declaración de parte, exhibición o cotejo de documentos, pericia o inspección judicial, señalando con claridad los fundamentos que la sustentan, ofreciéndose o acompañándose la prueba respectiva, según el caso (...)”.
Hinostroza conceptualiza a la oposición como un instrumento procesal dirigido a cuestionar un medio de prueba incorporado al proceso, para así lograr que no se lleve a cabo su actuación o que se evite asignarle eficacia probatoria al momento de resolver. Se aprecia entonces que esta forma de cuestión probatoria cumple dos funciones: 1) Impedir que se actúe un medio de prueba; y 2) contradecir este, a fin de perjudicar su mérito probatorio
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Como se habrá podido advertir de las definciones glosadas, será la oposición aquel instrumento idóneo para cuestionar un eventual pedido del demandante conducente a que el empleador exhiba algún documento que en realidad no posee o no se encuentra legalmente obligado a poseer debido al transcurso del plazo de cinco años a que nos hemos referido extensamente en el numeral 2 del presente trabajo.
A efectos de que el juez de trámite a la oposición se deberá prestar atención a los siguientes requisitos:
i) Se deberá deducir en la contestación de demanda o eventualmente si el demandante ofrece nueva prueba.
ii) Deberá fundamentarse con claridad.
iii) Acompañarse los medios de prueba respectivos, de ser el caso. Tratándose de la oposición fundamentada en el tema que nos ocupa, es decir, en el transcurso del plazo de conservación de documentación de carácter laboral no es necesario acompañar medios probatorios.
Una vez formulada la oposición, el juez correrá traslado a la otra parte la cual deberá absolverla cumpliendo los mismos requisitos señalados anteriormente.
Es importante tener en cuenta la importancia de las formas al plantear una oposición o absolverla, ya que, si esta no cumple con todos los requisitos será declarada inadmisible de plano por el juez en decisión inimpugnable (artículo 43 de la LPT).
Los medios probatorios de la oposición o de la absolución se actuarán en la audiencia única, en la que el juez declarara fundada o no la oposición. La citada declaratoria del juez podrá ser apelada sin efecto suspensivo y con calidad de diferida, lo cual en la práctica implica que si el empleador posee la documentación requerida, se verá obligado a exhibirla.
V. CONCLUSIONES
Como hemos señalado líneas atrás, la normativa sobre conservación de documentación laboral siempre ha tenido la calidad de norma correspondiente al ordenamiento laboral, por lo que estimamos inapropiada cualquier posición que le atribuya un carácter distinto.
Ahora bien, en cuanto a la normativa sobre la carga probatoria contenida en el artículo 27 de la LPT, que si bien parte del supuesto de la desigualdad entre las partes de la relación laboral y que, evidentemente, es el empleador quien debe tener en su poder toda la documentación derivada de la vinculación con su trabajador, no es menos cierto que la posibilidad que tiene el empleador de desprenderse (entiéndase destruir, o en caso de las planillas, enviarlas a la ONP) de los documentos laborales una vez transcurridos los cinco años de antigüedad no la encontramos contradictoria con la carga de la probanza de la LPT.
En efecto, reiteramos que será el empleador quien, entre otras cosas, deberá probar que cumplió con el pago de las obligaciones laborales, dentro del plazo que la ley le exige que deba conservar la documentación laboral, vencido aquel, será el trabajador demandante quien deba demostrar lo que alegue. Si bien es cierto que una prueba de tal magnitud exigida al trabajador es sumamente complicada, creemos que, mientras la norma se encuentra en vigencia, los empleadores se encuentran facultados para ejercer el derecho que la misma les franquea.
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NOTAS:
(1) Debemos precisar que, tratándose de la Compensación por Tiempo de Servicios, beneficio social que se abona a los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada a razón de dos depósitos semestrales equivalentes a tantos dozavos de la remuneración percibida por el trabajador durante los meses de mayo y noviembre de cada año, la acreditación de su pago se efectuará con las liquidaciones firmadas en señal de conformidad por el trabajador así como las constancias de depósitos en las entidades financieras depositarias.
(2) “Artículo 192.- Son medios de prueba típicos:
1. La declaración de parte;
2. La declaración de testigos;
3. Los documentos;
4. La pericia; y,
5. La inspección judicial”.
(3) “Artículo 193.- Los medios probatorios atípicos son aquellos no previstos en el artículo 192 y están constituidos por auxilios técnicos o científicos que permitan lograr la finalidad de los medios probatorios. Los medios de prueba atípicos se actuarán y apreciarán por analogía con los medios típicos y con arreglo a lo que el juez disponga”.
(4) Artículo 63 de la Ley Procesal del Trabajo: “Contestada la demanda, el juez noticia la misma al demandante concediéndole un plazo de 3 días para la absolución escrita de las excepciones y cuestiones probatorias propuestas por el demandado, quien absolverá las cuestiones probatorias propuestas contra sus pruebas en la audiencia única. En la misma resolución señala día y hora para dicha diligencia, la que debe realizarse dentro de un plazo máximo de quince (15) días”.
(5) Artículo 27, numeral 2, Ley Procesal del Trabajo.- Corresponde a las partes probar sus afirmaciones y esencialmente:
2. Al empleador demandado probar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en las normas legales, los convenios colectivos, la costumbre, el reglamento interno y el contrato individual de trabajo.
(6) HINOSTROZA MÍNGUEZ , Alberto. “Manual de consulta rápida del proceso civil”. Gaceta Jurídica. Lima, agosto 2003. Pág. 228.
(7) Para un mayor desarrollo sobre la prueba en el proceso laboral véase: PAREDES PALACIOS, Paul. “Prueba y presunciones en el proceso laboral”. Ara Editores. Lima, 1997.
(8) DEVIS ECHEANDÍA, Hernando. “Compendio de pruebas judiciales”. Anotado y concordado con códigos procesales iberoamericanos por ALVARADO VELLOSO, Adolfo. Tomo I. Rubinzal-Culzoni Editores. Santa Fe, 1984. Citado por: PAREDES PALACIOS. Op. cit. Pág. 145
(9) No debemos dejar de precisar que, en caso de que el demandante ofrezca nueva prueba a raíz del traslado de la contestación de demanda, la oportunidad para contradecir dicha prueba será cuando el juez ponga en conocimiento del demandado el escrito conteniendo la nueva prueba ofrecida.
(10) HINOSTROZA MÍNGUEZ , Alberto. Op.cit. Pág. 228.
(11) HINOSTROZA MÍNGUEZ , Alberto. Op.cit. Pág. 230.