LA PLANILLA ELECTRÓNICA. El ingreso del régimen laboral privado a la era digital (
Ruby Mariela Cruzado González (*))
SUMARIO: I. Introducción. II. Características generales de la planilla electrónica. III. Los empleadores obligados. IV. El contenido de la planilla electrónica. V. Boleta de pago digital. VI. Reflexiones finales.
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I. INTRODUCCIÓN
En pleno siglo XXI es contraproducente que el registro de los trabajadores se desarrolle manualmente en los aún vigentes libros de planillas, y no a través de la innovación tecnológica; es por ello, que en el marco de la modernización del Estado, mediante el Decreto Supremo Nº 018-2007-TR, se ha regulado la planilla electrónica para el régimen laboral de la actividad privada, en la cual se llevará este registro por medios informáticos, ampliando su contenido; con la finalidad de que las empresas brinden su información de una manera más ágil y certera, con reducción de costos administrativos; facilitando al Estado contar con la información laboral unificada, para efectos estadísticos y de mejor acceso de la información por parte de los funcionarios y servidores públicos a cargo de la supervisión del cumplimiento de las normas laborales.
El Decreto Supremo Nº 018-2007-TR, con reciente publicación el 28 de agosto último ha sido complementado con la Resolución Ministerial Nº 250-2007-TR, que aprueba información de la Planilla Electrónica, publicada el pasado 30 de setiembre, y con la Resolución de Superintendencia N° 204-2007-SUNAT que aprueba el Programa de Declaración Telemática (PDT) Planilla Electrónica Formulario Virtual N° 0601, publicada el 27 de octubre del presente año. Con la dación de estas normas es trascendental que los abogados laboralistas, los administradores de recursos humanos, los empresarios, los trabajadores y la sociedad en general sepan la aplicación adecuada de la planilla electrónica; por lo cual a continuación se desarrolla didácticamente los cambios que su creación conlleva.
II. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA
• Es el registro de trabajadores
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y pensionistas, que incluye a sus derechohabientes, como son el cónyuge o el concubino
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, así como los hijos menores de edad o mayores incapacitados en forma total y permanente para el trabajo, siempre que no sean afiliados obligatorios del Régimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud.
• Innovativamente este registro incluye a los prestadores de servicios, tales como los locadores, contratistas de obra, mandatarios y depositarios, conforme lo regula el Código Civil
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• También al personal destacado o desplazados a través de intermediación laboral o tercerización, cuando no hayan sido asegurados por su empleador con el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR), y la empresa usuaria haya asumido dicho pago.
• Se registrarán las modalidades formativas, como a los aprendices, practicantes profesionales, beneficiarios de la capacitación laboral juvenil, de pasantías y de actualización para la reinserción laboral. El decreto supremo en mención ha modificado el primer párrafo del artículo 48 de la Ley Nº 28518
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, en el sentido de que la inscripción de beneficiarios de modalidades formativas laborales en el Libro Especial autorizado por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) ha sido absorbida por la planilla electrónica.
• Tendrá una periodicidad mensual del mes calendario precedente o en caso contrario el lapso no excederá de 31 días calendarios; lo que implica que se acreditará el registro de los trabajadores en el mes siguiente, siendo esta una diferencia con la actual regulación que obligaba el registro en la planilla dentro de las 72 horas de la fecha de ingreso del trabajador al centro de trabajo
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• La aplicación será a partir del 1 de enero de 2008, declarando dicho periodo mensual en el siguiente mes calendario, previo cierre de las planillas tradicionales llevadas de acuerdo con el Decreto Supremo Nº 001-98-TR.
• El PDT Planilla Electrónica consolidará la información de las sucursales, agencias y establecimientos anexos; lo que indica que operará como la actual planilla centralizada de diferentes centros de trabajo que pertenecen a una misma razón social.
• Se presentará ante la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (Sunat) en soporte informático, en el PDT Planilla Electrónica, Formulario Virtual N° 0601
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, al igual que sus declaraciones rectificatorias y/o sustitutorias, y estará a disposición del MTPE como instrumento indispensable para el cumplimiento de su rol fiscalizador. Se presentará de acuerdo al cronograma de la Sunat para la declaración y pago de las obligaciones tributarias de periodicidad mensual, y se realizará para los principales contribuyentes, a través de Sunat Virtual o en las Unidades de Principales Contribuyentes de la Intendencia de Principales contribuyentes nacionales, intendencias regionales u oficinas zonales de la Sunat. Los medianos y pequeños contribuyentes, a través de Sunat Virtual
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o en las sucursales y agencias bancarias autorizadas por la Sunat, salvo cuando sea obligatoria la presentación a través de Sunat Virtual
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III. LOS EMPLEADORES OBLIGADOS
Los supuestos para la obligatoriedad de llevar la planilla electrónica no son concurrentes, sino solo basta que el empleador cumpla con una de las situaciones fácticas reguladas, que se clasifican en los siguientes grupos:
• Por las personas involucradas en el centro de trabajo:
Los empleadores que tengan a partir de 4 trabajadores, 1 prestador de servicios y/o personal de terceros, 1 trabajador o pensionista que sea asegurado obligatorio del Sistema Nacional de Pensiones, 1 beneficiario de las modalidades formativas laborales, o que tengan a su cargo 1 artista
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De cuyo detalle se puede concluir que empresas que no cuenten con trabajadores por tratarse de negocios familiares
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, tendrán que llevar planillas electrónicas por haber incorporado a la empresa a un solo practicante o por contar con un solo locador de servicios.
• Por los aspectos tributarios del empleador:
Los empleadores que estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría, que gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.
• Por los contratos celebrados por el empleador:
Los empleadores que hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud (EPS) u otorguen servicios propios de salud conforme a lo dispuesto en la Ley Nº 26790, normas reglamentarias y complementarias; o porque hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud (EsSalud) un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
• Excepciones:
Con dichos supuestos son mínimos los empleadores exceptuados de llevar planilla electrónica, de cuya situación tampoco están exentas las instituciones estatales cuyos trabajadores pertenezcan al régimen laboral de la actividad privada.
Esta regulación deja dentro del margen de los empleadores no obligados a los no incluidos en los supuestos anteriormente previstos, a los que mantienen de 1 a 3 trabajadores en la empresa sujeta al régimen laboral de la actividad privada; entendiéndose que hace una diferenciación con las microempresas que inician un emprendimiento empresarial, toda vez que se encuentran incluidas la microempresas a partir de 4 trabajadores
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; para quienes es optativo llevar planilla electrónica pero su decisión no podrá ser revertida; los empleadores de trabajadores del hogar
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; aquellas personas naturales, sucesiones indivisas y sociedades conyugales que eventualmente contraten trabajadores de construcción civil para la construcción o refacción de edificaciones, no relacionadas con su actividad comercial
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Para efectos estadísticos, de acceso a la información, de optimización de la fiscalización laboral en el cumplimiento de las leyes laborales por parte de trabajadores y empleadores, la planilla electrónica tendría que tener la suerte de convertirse progresivamente en una herramienta aplicable a todos los centros de trabajo, sin distinción del régimen especial al cual pertenecen.
IV. EL CONTENIDO DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA
Datos del empleador:
Entre los cuales destacan el régimen laboral al que pertenece, la información de acogimiento al régimen laboral especial de las microempresas
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, si desarrolla actividades por las que aporta al Senati, empleadores a quienes destaca o desplaza personal, empleadores que le destacan o desplazan personal, establecimientos propios, convenio de estabilidad tributaria y/o exoneraciones.
Datos de los trabajadores y demás personas involucradas en el centro de trabajo:
• Datos personales generales: en versión similar a la actual hoja de datos generales regulada por el artículo 13 del Decreto Supremo Nº 001-98-TR.
• Datos del trabajador:
Tipo de trabajador, régimen laboral, discapacidad, régimen pensionario, Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (salud y pensión), tipo de contrato de trabajo, datos referidos a la jornada de trabajo, información de otros ingresos de quinta categoría, sindicalización, periodicidad del ingreso, prestaciones de salud, situación del trabajador, indicador de rentas de quinta categoría exoneradas o inafectas, tipo de pago, periodo de labores.
Existe información a ser declarada anualmente como es el nivel educativo y la ocupación del trabajador que será obligatoria en enero del año 2009, respecto de la declaración de enero a diciembre 2008 sobre el nivel educativo y ocupación de los trabajadores.
• Datos del pensionista:
Tipo de pensionista, régimen pensionario, situación del pensionista, tipo de pago y periodo.
• Datos del prestador de servicios:
Número de RUC, solicitudes de suspensión de pagos a cuenta del Impuesto a la Renta de cuarta categoría.
• Datos de los beneficiarios de las modalidades formativas:
• Seguro médico, nivel educativo, ocupación en la cual se está formando, madre con responsabilidad familiar, discapacidad, tipo de centro de formación profesional, sujeto a horario nocturno y periodo.
• Datos del personal de terceros:
RUC de empleador que destaca o desplaza, Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (salud y pensión).
• Datos del derechohabiente del trabajador o pensionista:
Tipo y número de documento de identificación, apellidos y nombres, fecha de nacimiento, sexo, vínculo familiar, tipo de documento que acredita la paternidad que puede ser escritura pública, testamento o sentencia de declaratoria de paternidad (solo para el vínculo familiar gestante), situación del derechohabiente, fecha de alta, baja, motivo de baja, número de la resolución directoral (solo para el vínculo familiar hijo mayor de edad siempre que sea incapacitado), indicador si vive en el mismo domicilio del trabajador o pensionista, domicilio del derechohabiente.
Información mensual:
• Del trabajador:
Establecimientos propios y de terceros donde usualmente realiza su labor; tasa de Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo cuando el establecimiento es un centro de riesgo y la cobertura de Salud es proporcionada por el EsSalud, días efectivamente laborados, días subsidiados, días no laborados y no subsidiados, horas ordinarias, horas en sobretiempo, montos de ingresos, monto de descuentos, base de cálculo de los tributos y aportes, monto de tributos vinculados a remuneraciones y aportes.
• Del pensionista:
Montos de ingresos, monto de descuentos, base de cálculo de tributos y aportes, monto de tributos vinculados a remuneraciones/pensiones y aportes.
• Del prestador de servicios - cuarta categoría:
Comprobante emitido, tipo de comprobante, serie, número, fecha de emisión, fecha de pago, monto total de la retribución del servicio, indicador de retención y monto retenido.
• De los beneficiarios de modalidades formativas:
Comprobante emitido y monto pagado.
• Del personal de terceros:
Base de cálculo para el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo cuando la cobertura de Salud es proporcionada por el EsSalud, establecimiento (debe ser centro de riesgo), tasa del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo - EsSalud (asociada al establecimiento seleccionado anteriormente).
Este contenido ha sido regulado por MTPE, mediante la Resolución Ministerial Nº 250-2007-TR, que aprueba la información de la planilla electrónica; asimismo, la Sunat al encontrarse facultada a emitir normas que regulen la forma y condiciones del soporte electrónico y del envío de dicha planilla, ha emitido la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007/SUNAT, que aprueba el PDT Planilla Electrónica Formulario Virtual Nº 0601; frente a cuya regulación es necesario diferenciar que el contenido de la planilla electrónica es el primer concepto de los 16 que incluye el PDT Planilla Electrónica Formulario Virtual Nº 0601; toda vez que se están unificando en este formulario los existentes PDT Remuneraciones (Formulario Virtual Nº 600), PDT Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (Formulario Virtual Nº 610) y retención del Impuesto a la Renta de cuarta categoría, PDT IGV - Renta Mensual (Formulario Virtual Nº 621). De ahí que a su presentación se obtendrán dos constancias, una por concepto de la planilla electrónica y la segunda por los demás conceptos declarados.
V. BOLETA DE PAGO DIGITAL
La regulación de las boletas de pago de remuneraciones seguirá siendo liderada por el Decreto Supremo Nº 001-98-TR; sin embargo, el Sector Trabajo prescribirá las condiciones para la entrega de la boleta de pago a través de medios informáticos, para equiparar su tratamiento con la planilla electrónica, sistema que será opcional para los empleadores, pero que se avizora se generalice su uso por las facilidades que genera.
VI. REFLEXIONES FINALES
La operatividad y uso de la planilla electrónica a partir de enero de 2008 es un resultado de la cooperación interinstitucional entre el MTPE y la Sunat, que al incorporar sus fortalezas lograrán el principal objetivo que es cumplimiento de la ley en nuestro país, a través de la fiscalización de las normas laborales y tributarias respectivamente.
La sistematización de la información y el registro informático de las planillas de remuneraciones a través de medios tecnológicos, es trascendental para el cumplimiento de los roles, tanto de los trabajadores, empresarios, y del Estado, en especial del MTPE cuyo sistema de inspección del trabajo tendrá a disposición la planilla electrónica como información previa al trabajo fiscalizador.
NOTAS:
(1) Sin distinción del tipo de contrato de trabajo que mantengan.
(2) A quienes se refiere el artículo 326 del Código Civil.
(3) En los artículos 1755 al 1867 del Código Civil.
(4) Ley Nº 28518, Ley de Modalidades Formativas Laborales.
(5) Artículo 3 del Decreto Supremo Nº 001-98-TR.
(6) El PDT Planilla Electrónica, Formulario Virtual N° 0601, está disponible en la web de Sunat.
(7) Resolución de Superintendencia N° 260-2004/SUNAT y normas modificatorias.
(8) Resolución de Superintendencia N° 143-2000/SUNAT que establece disposiciones para la declaración y pago de diversas obligaciones tributarias mediante Programas de Declaración Telemática (PDT), publicada el 30 de diciembre de 2000.
(9) De acuerdo con lo previsto en la Ley Nº 28131, Ley del Artista Intérprete y Ejecutante.
(10) Segunda Disposición Complementaria, Transitoria y Derogatoria del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral, Decreto Supremo Nº 003-97-TR.
(11) Empleadores para quienes estará vigente el Decreto Supremo Nº 001-98-TR.
(12) El régimen especial se rige por la Ley Nº 27986, Ley de los Trabajadores del Hogar, y por el Decreto Supremo
Nº 015-2003-TR, Reglamento de la Ley de los Trabajadores del Hogar.
(13) Quienes opten por atribución de rentas previstas en el artículo 16 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta aprobado por Decreto Supremo N° 179-2004-EF y normas modificatorias.
(14) El régimen especial se rige por la Ley Nº 28015, Ley de Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa, su reglamento y demás normas complementarias.