El gerente de logística de una entidad nos consulta si procede el fraccionamiento cuando existen servicios que no pueden ser programados con anticipación porque obedecen a necesidades que surgen en el transcurso de un ejercicio fiscal y que no responden al cumplimiento de las metas de la institución. El consultante pregunta si la contratación de estos servicios los debe considerar no programables de modo que el hecho de contratar con el mismo proveedor estos requerimientos, debiera o no configurar fraccionamiento.

      Respuesta:

      En principio debe señalarse que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM, cada entidad debe elaborar su plan anual de adquisiciones y contrataciones (PAAC), en el cual se deben programar las adquisiciones y contrataciones de los bienes, servicios y obras que se requerirán durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido. Asimismo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 11 de la citada norma, es requisito para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad, que este se encuentre incluido en el PAAC, salvo las excepciones previstas en el Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM.

     Complementariamente a lo indicado, conforme el artículo 23 del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM, el PAAC debe contener todas las adquisiciones y contrataciones con independencia del régimen que las regule. Para esto, conforme al artículo 22 del citado Reglamento, cada una de las dependencias de la entidad determinará, dentro del plazo señalado por el titular de la entidad o máxima autoridad administrativa, según corresponda, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en función de sus metas, disponiendo la programación de acuerdo con sus necesidades.

     A pesar de esta previsión legal, puede suceder en la práctica que en el transcurso de un ejercicio presupuestal se susciten nuevas necesidades que la entidad deba satisfacer, debido a factores externos que la entidad no pudo determinar al inicio del ejercicio, de forma que no se pudieron programar conforme los términos de la norma. Para estas circunstancias excepcionales, el artículo 27 del Reglamento ha previsto el mecanismo legal para que las entidades puedan incluir y excluir procesos de selección no contenidos en el PAAC al momento de su aprobación.

     Por su parte, el artículo 24 del Reglamento prescribe que, en el caso de las adjudicaciones de menor cuantía, solo se incluirán aquellas que puedan ser programadas, es decir que se conozcan al momento de la aprobación del PAAC. Por tanto, no existirá obligación de incluir una adjudicación de menor cuantía en el PAAC, antes de convocarla, cuando involucre nuevas necesidades de la entidad que no pudieron ser previstas antes de la aprobación del PAAC y que requieran ser atendidas en dicho ejercicio.

     Sobre el fraccionamiento, debemos señalar que uno de sus elementos tipificantes se configura cuando la entidad, teniendo la posibilidad de prever sus necesidades, programa la realización de varios procesos menores en lugar de uno mayor; es decir, cuando un determinado proceso de selección programable es premeditadamente convocado a través de otros procesos menores.

     En esta medida, se configuraría el fraccionamiento indebido si habiéndose previsto contratar determinados bienes o servicios en el PAAC, dicha adquisición o contratación se segmente para realizar varios procesos de selección que revisten menores requisitos de publicidad, transparencia y concurrencia de postores, que el proceso de selección inicialmente programado.

     A este respecto, es competencia de la entidad consultante determinar si existen elementos distintivos que hagan singular la adquisición de determinados bienes o la ejecución de determinados servicios, a efectos de programarlos en un solo proceso de selección o en tantos procesos de selección como bienes deban adquirirse o servicios deban contratarse, respectivamente. En esta misma línea, en un ejercicio fiscal, corresponde al órgano competente de la entidad, evaluar, en función de la naturaleza del requerimiento, si procede que una adquisición o contratación se programe mediante un proceso de selección único o un proceso según relación de ítems; o si, por el contrario, procede convocar tantos procesos de selección como sean necesarios para afrontar las necesidades institucionales. Finalmente, en el caso que la naturaleza de las necesidades de la entidad no sea programable, no se configurará fraccionamiento si se convocan distintos procesos durante el ejercicio.

      Base legal
      •     Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM: arts. 7 y 11.
     •     Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM: arts. 22, 23, 24 y 27.