Mesa de partes electrónica del Poder Judicial
RESUMEN
El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial (CEPJ) publicó el Protocolo para el uso de la mesa de partes electrónica y digitación o escaneo de expedientes físicos (en adelante, Protocolo), el cual permite a los usuarios el ingreso de escritos y demandas de las diferentes especialidades a través del portal de la Mesa de Partes Electrónica (MPE). Dicho portal venía siendo utilizado únicamente para los casos con Expediente Judicial Electrónico (EJE), pero aquellos casos en los que el proceso se tramita bajo expediente físico (soporte papel) también podrán hacer uso de la MPE.
¿Cuál es el objetivo del Protocolo?
Brindar un mecanismo de acceso y registro de demandas y escritos de los usuarios del Poder Judicial a través de la mesa de partes electrónica y facilitar el trabajo remoto de los jueces y auxiliares jurisdiccionales.
¿Cuál es el plazo de uso del Protocolo?
Luego de iniciado el periodo de reactivación del Poder Judicial, establecido en el Protocolo de retorno aprobado por el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial (R.A. Nº 129-2020-CE-PJ u otras expedidas con este fin) hasta la regularización de actividades del Poder Judicial.
¿Cómo se puede acceder a la mesa de partes electrónica?
Solo se puede acceder a la Mesa de Partes Electrónica (MPE) a través de la casilla electrónica proporcionada por el Poder Judicial; esta casilla es entregada de modo gratuito a los abogados y a través de ellos a las entidades públicas; en un futuro cercano se dará también a personas naturales o jurídicas.
Para facilitar el acceso virtual y rápido hacia los órganos jurisdiccionales, las entidades públicas (Ejecutivo, Legislativo, Procuradurías Públicas, Ministerio Público, Policía Nacional del Perú, entidades públicas autónomas, etc.) deberán fijar sus respectivas casillas electrónicas.
Asimismo, el abogado titular de la casilla electrónica es responsable de la autenticidad de los escritos y documentos remitidos a la MPE.
¿Cuáles son los requisitos para el uso del sistema MPE?
• Casilla electrónica: el usuario deberá de contar con una casilla electrónica activa para que pueda acceder a la aplicación MPE. En caso de no contar con una casilla electrónica deberá solicitarla, mediante la opción “Solicitud de Registro de Casilla”, la cual se encuentra en la página web de “Sistema de Notificaciones Electrónicas” del Poder Judicial.
• Certificado de firma digital: si usted cuenta con un certificado de firma digital, puede utilizarlo para poder garantizar la veracidad de la información. Una opción es el DNI electrónico expedido por el Reniec.
• Lector de tarjetas inteligentes: si el usuario desea utilizar DNI electrónico, deberá de contar con un lector de tarjetas inteligentes. Dicho lector deberá cumplir con el estándar de la ISO/IEC 7816.
• Software de firma digital:
- Si el usuario desea utilizar su firma electrónica, deberá de contar con un software de Firma Digital debidamente acreditado.
- Una opción es el software de Firma Digital REFIRMA del Reniec para que pueda firmar digitalmente el documento (escrito) así como los anexos y acompañados en caso los hubiere.
Manual mesa de partes electrónica, numeral 4.
Respecto de los Expedientes Judiciales Electrónicos (EJE)
¿Cómo se ingresan los escritos y demandas si se cuenta con firma electrónica?
Los escritos y demandas, así como los anexos respectivos deberán contar con firma electrónica; adicionalmente, los anexos deberán ser escaneados con formato OCR.
Excepcionalmente, y por el periodo que dure la emergencia sanitaria (COVID-19), los documentos originales que se anexen a un escrito o demanda, permanecerán en poder de la parte que los presente escaneados y deberán ser presentados al Juzgado al vencimiento del periodo de emergencia o antes, si así lo requiere el Juez, bajo responsabilidad.
En caso no cuenten con firma electrónica, ¿cómo se ingresan los escritos?
Excepcionalmente, y por el plazo establecido en el protocolo, quienes no cuenten con firma electrónica, podrán enviar escritos sin ella; en este caso, deberán enviar escaneados los escritos debidamente suscritos (firma gráfica) por la parte y su abogado, consignando sus nombres respectivos, además, el primero de ellos su DNI y el segundo su colegiatura; y en su caso, por el abogado, quien consignará su nombre y colegiatura.
Los escritos y documentos presentados de esta forma deberán ser confirmados por la parte que los envió o por su abogado, de modo personal, levantada que sea la emergencia sanitaria; o, antes, si el juez lo considera pertinente, por necesidad del avance del proceso, o de manera virtual, por videoconferencia, la que será grabada y subida al sistema electrónico del Poder Judicial.
Respecto de los expedientes físicos NO - EJE (en soporte papel)
¿Cómo se ingresan los escritos y demandas si se cuenta con firma electrónica?
Excepcionalmente, y por el plazo establecido en el protocolo, se podrán presentar demandas y anexos, con sus respetivas firmas electrónicas. Asimismo, las partes o terceros legitimados, en un proceso en trámite o en ejecución, podrán presentar escritos y, en su caso, anexos con firma electrónica.
En este caso, recibida la demanda y anexos, así como los escritos y, en su caso, los anexos, el auxiliar jurisdiccional designado procederá a su impresión, con el objeto de la formación del expediente respectivo, y certificará –con sello y firma gráfica– tales documentos, dejando constancia que los mismos fueron extraídos del sistema informático del Poder Judicial y que contaban con firma electrónica. Estos documentos serán considerados como originales y no requerirán de una posterior confirmación.
Tratándose de demandas, los originales de los títulos ejecutivos o cualquier otro documento formal o material, que sea objeto de la demanda o del proceso, permanecerán en poder de la parte que lo presentó escaneado; y, deberán ser presentados al Juzgado, al primer requerimiento del juez, bajo responsabilidad.
En caso no cuenten con firma electrónica, ¿cómo se ingresan los escritos?
De igual manera, y por el periodo del protocolo, las partes o terceros legitimados, en un proceso en trámite o en ejecución, podrán presentar escritos sin necesidad de hacer uso de la firma electrónica; en este caso, deberán enviar escaneados los escritos debidamente suscritos (firma gráfica) por la parte y su abogado, consignando sus nombres respectivos, además, el primero de ellos su DNI y el segundo su colegiatura; y en su caso, solo por el abogado, quien consignará su nombre y colegiatura.
En este caso, recibido el escrito y, en su caso, los anexos, el auxiliar jurisdiccional designado procederá a su impresión, con el objeto de agregarlos al expediente en curso, dejando constancia que los mismos fueron extraídos del sistema informático del Poder Judicial. Estos documentos deberán ser objeto de ratificación personal ante el juzgado, por la parte o su abogado al finalizar el periodo de emergencia; o antes, cuando así lo disponga el juez, en atención a la necesidad del avance del proceso.
¿Qué consideraciones se tiene respecto al escaneo o digitalización de expedientes físicos?
Para los fines de la habilitación de la labor jurisdiccional de los jueces y auxiliares desde sus domicilios (trabajo remoto) se debe proceder a la digitalización o escaneo de los expedientes físicos o con soporte papel y subirlas a un repositorio informático en el Sistema Integrado Judicial (SIJ) o a cualquier otro autorizado por el Poder Judicial, de tal manera que el magistrado o auxiliar jurisdiccional pueda visualizarlos; en caso que por su volumen, el juez o el presidente del colegiado, decidan que resulta inviable su escaneo, se escaneará solo la parte que se considere útil para la toma de decisión, elevándose al respectivo repositorio electrónico, para su oportuna visualización; sin perjuicio de tomar todas las medidas de seguridad física y sanitaria para que, en caso sea necesario, su eventual desplazamiento físico, al despacho del juez o a su domicilio, para los fines del trabajo remoto.
¿Qué se requiere para la verificación de las demandas presentadas a través de la MPE sin firma electrónica?
En atención a ello, para el análisis y verificación de los documentos presentados a través de la Mesa de Partes Electrónica sin firma electrónica y dicha situación no se convierta en causal de rechazo liminar ante la ausencia de forma, si la demanda se presentara por la Mesa de Partes Electrónica sin firma electrónica, el juez, en atención a la característica, connotación o trascendencia de cada caso, deberá alternativamente:
a) Requerir que venga con firma electrónica.
b) Confirmar por videoconferencia con el abogado y la parte, la que será grabada y subida al sistema electrónico del Poder Judicial.
c) Confirmación por la parte de modo personal, en la primera audiencia prevista en el proceso; y
d) Programación, con el aplicativo del Poder Judicial, para la presentación física.
¿Se recibirán escritos de forma física?
De manera excepcional se recibirán escritos de forma física en las mesas de partes de los órganos jurisdiccionales, en el horario de 09.00 a.m. a 2.00 p.m. aquellos que revistan imposibilidad de realizarlo a través de MPE, previa cita a través del aplicativo que establezca el CEPJ:
• En este caso al momento de la presentación del escrito se deberá adjuntar, además de los requisitos formales del escrito, la impresión de la constancia de la cita programada.
• El plazo procesal corre a partir de la presentación del escrito que realice conforme a la cita.
Cabe señalar que para la presentación física de escritos no podrán ingresar personas mayores de 60 años de edad, madres gestantes, aquellas que no pasen el control de ingreso de temperatura o que necesiten una asistencia especial de locomoción motora, audio o visual, esto último por la restricción de personal para una adecuada atención.
¿Cuál es el procedimiento para la obtención de una cita electrónica para mesa de partes presencial?
El ingreso físico de escritos a través de la Mesa de Partes de la institución se puede realizar, de manera excepcional y a partir del 17 de julio, en el horario de atención al público. Para ello cada usuario y/o abogado deberá agendar previa cita, la cual se obtiene electrónicamente.
Para obtener de forma virtual una cita, los justiciables deberán ingresar a la página web del Poder Judicial y darle clic en la opción “Cita electrónica para Mesa de Partes”, posteriormente completará sus datos personales y seleccionará el tipo de documento a ingresar (demandas o escritos). Finalizará este paso ingresando el código captcha, haciendo clic en la opción “Genere Ticket”.
Luego de esto, el programa le confirmará que el pedido ha sido tramitado correctamente, para lo cual se deberá descargar el ticket generado, a efectos de que el día de la cita programada, conjuntamente con su DNI, el usuario lo lleve a la sede de la Corte de Lima para poder ingresar.
Instructivo para la creación de cita electrónica para mesa de partes.
¿Cuál es el horario de atención de la mesa de partes virtual para recibir escritos?
Con relación al horario de atención en la MPE debe señalarse que la habilidad de un día u hora para la actividad jurisdiccional no es una expresión de mera legalidad, sino un sustento de forma del derecho a la tutela jurisdiccional efectiva, para que el acto procesal se pueda realizar en condiciones adecuadas.
En tal sentido, el referido proyecto implica la implementación en las dependencias judiciales de medios electrónicos para la recepción y registro de documentos, realización de actos de comunicación, por ello se podrán remitir los escritos a través de correo electrónico o medio análogo, registro que ofrece ventajas al crear comodidad y desahogo al registro en sede física, con la ventaja que podrá ser usado todos los días del año y durante las veinticuatro horas del día.
En dicho aspecto, la innovación tecnológica posibilita la recepción de escritos judiciales durante todo el transcurso del día y todos los días, deviniendo en anacrónica entender el horario de atención con relación a la presencia del funcionario durante su jornada de trabajo diaria, estableciendo un horario de apertura o cierre, puesto que solo se podían realizar dentro de las oficinas. Es por ello, que la presentación de escritos a través de este soporte informático se puede realizar desde las 00:00 horas del día siguiente de la notificación conforme con el artículo 147 del Código Procesal Civil, aplicado supletoriamente a las demás normas procesales, hasta las 23:59 horas del día de expiración del plazo.
¿Qué dispuso la Sala Civil Transitoria de la Corte Suprema respecto a la implementación de una mesa de partes virtual?
Conforme al artículo 155 del Código Procesal Civil, la notificación tiene por objeto poner en conocimiento de los interesados en el contenido de las resoluciones judiciales. En concordancia con las circunstancias actuales, al amparo del artículo 155-A del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial y, a fin de garantizar el debido proceso a las partes y litigantes de los procesos que se encuentren en esta Sala Civil Permanente de la Corte Suprema de Justicia de la República, se les notificará a sus casillas electrónicas fijadas en autos; además las partes procesales deben señalar un correo electrónico con cuenta Gmail para llevar a cabo audiencias virtuales, en los casos que correspondan, sean en grado de apelación, casaciones que hayan sido declaradas procedentes y casos análogos que requieran de audiencia pública con informes orales.
¿Qué se dispuso respecto al “Proyecto de Implementación Expediente Judicial Electrónico - EJE a la Oralidad Civil”?
El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, mediante Resolución Administrativa N° 136-2020-CE-PJ de 7 de mayo de 2020, ha aprobado el “Proyecto de Implementación del Expediente Judicial Electrónico - EJE a la Oralidad Civil”, el cual se sustenta en la necesidad de extender el piloto EJE al área civil, pero solo a los órganos jurisdiccionales que vienen implementando la oralidad y están organizados bajo el Modelo Corporativo.
Este proyecto tiene como alcance implementar el EJE en la especialidad civil (Juzgado Especializado y Sala Superior), es decir, según refiere la Gerencia de Informática de la Gerencia General del Poder Judicial se debe configurar el SIJ y también la Mesa de Partes Electrónica para que permita tramitar los expedientes electrónicos.
Asimismo, se consideran las siguientes acciones a ejecutar:
a) Realizar las pruebas de concepto en el SIJ - EJE para ello se está configurando y adecuando la Mesa de Partes Electrónica, y se está tomando como premisa la misma configuración de las vías procedimentales de la especialidad civil - subespecialidad comercial, en cuanto a flujogramas; y a la especialidad laboral, en cuanto al diseño corporativo.
b) Hacer una presentación del EJE Civil - Oralidad a la Comisión de Trabajo del Expediente Judicial Electrónico para confeccionar el plan de implementación, y solicitar un comité de usuarios civiles que permita definir los flujos (bandejas y actividades) en el SIJ - EJE.
c) Una vez configurado el SIJ - EJE en la especialidad civil, se deberá desarrollar el Plan de Capacitación e Implementación del EJE en la especialidad civil - oralidad; y
d) La Comisión de Trabajo del Expediente Judicial Electrónico elaborará el plan de implementación; asimismo, su monitoreo y ejecución.
Respecto a la creación del registro de casillas electrónicas institucionales (Recei)
El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial, por medio de la Resolución Administrativa Nº 000189-2020-CE-PJ, publicada el 17 de julio de 2020 en el diario oficial El Peruano, ha dispuesto la creación del “Registro de Casillas Electrónicas Institucionales para fines de Emplazamientos Judiciales o Citación con la Demanda (Recei)”, el cual estará adscrito la Gerencia de Servicios Judiciales y Recaudación de la Gerencia General del Poder Judicial.
El citado registro incorporará las casillas electrónicas institucionales de las entidades públicas de alcance nacional o cuyo alcance incluya más de un distrito judicial. Las cortes superiores contarán con un registro distrital incorporando las casillas electrónicas de las entidades públicas de su localidad; en este caso, serán los presidentes de cada Corte Superior quienes harán las gestiones respectivas.