Plan anual de contrataciones
RESUMEN
El plan anual de contrataciones es un instrumento de gestión que permite planificar, ejecutar y evaluar las contrataciones. Su elaboración se articula con el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional de la Entidad. En el presente trabajo, presentaremos los lineamientos más importantes que la normativa ha establecido para su elaboración. Asimismo, precisaremos las formalidades para su formulación, así como las competencias de los funcionarios para su ejecución y supervisión.
PLANIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
¿Cuál es el procedimiento para la formulación del PAC?
Teniendo en cuenta la etapa de formulación y programación presupuestaria correspondiente al siguiente año fiscal, cada entidad debe programar en el cuadro de necesidades los requerimientos de bienes, servicios y obras necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y actividades para dicho año, los que deben encontrarse vinculados al Plan Operativo Institucional, con la finalidad de elaborar el Plan Anual de Contrataciones.
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PARTICULARIDADES DEL PAC |
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- El PAC constituye un instrumento de gestión para planificar, ejecutar y evaluar las contrataciones, el cual se articula con el Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional de la Entidad. - El PAC que se apruebe debe prever las contrataciones de bienes, servicios y obras financiadas a ser convocados en el año en curso, con cargo a los respectivos recursos presupuestales, con independencia de que se sujeten al ámbito de aplicación de la ley o no, y de la fuente de financiamiento. - El PAC debe obedecer en forma estricta y exclusiva a la satisfacción de las necesidades de la entidad, las que a su vez provienen de cada una de las áreas usuarias, en función de los objetivos y resultados que se buscan alcanzar. - Las entidades deben elaborar, aprobar, modificar, publicar y difundir, ejecutar y evaluar su PAC, de acuerdo a lo dispuesto en la ley, su reglamento y la directiva. |
¿Qué actuaciones se deben realizar en la entidad para aprobar el proyecto de PAC?
El PAC debe ser aprobado mediante documento emitido por el titular de la entidad o por el funcionario a quien se hubiera delegado dicha facultad.
El PAC debe ser aprobado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la aprobación del PIA.
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CRITERIOS PARA CUANTIFICAR LAS NECESIDADES |
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a) En materia de bienes y servicios en general
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a.1) Las áreas usuarias estiman y cuantifican sus necesidades de bienes y servicios en función de las actividades previstas en el proyecto de POI y el monto de la asignación presupuestaria total (techo presupuestal) prevista para el siguiente año fiscal otorgada por la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces. a.2) La necesidad de bienes y servicios de carácter permanente, cuya provisión se requiere de manera continua o periódica, se programa por periodos no menores a un (1) año, pudiendo emplearse para la cuantificación de la necesidad el método del consumo histórico, datos logísticos, estadísticas, correspondiente a la información del periodo o periodos anuales anteriores, u otros métodos, reduciendo el riesgo de sobreestimación o desabastecimiento del requerimiento. a.3) El OEC deberá proyectar y tomar en cuenta la información del stock de bienes, las entregas pendientes de bienes o servicios de contratos en ejecución, las contrataciones en curso, entre otros, de ser el caso, debiendo realizar los ajustes pertinentes de manera que la programación de las contrataciones se ajuste a las cantidades necesarias para satisfacer estrictamente las necesidades, optimizando el uso de los recursos. |
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b) En materia de consultoría y ejecución de obras
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b.1) La programación de las inversiones se sujetan a la materia. b.2) Puede programarse la contratación por paquete para la elaboración de la ficha técnica o los estudios de preinversión, según corresponda, de proyectos de inversión pública y la elaboración del expediente técnico o documentos equivalentes. Así como la contratación por paquete para la ejecución de obras de similar naturaleza cuya contratación en conjunto resulte más eficiente para el Estado en términos de calidad, precio y tiempo frente a la contratación independiente. |
CONTENIDO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
¿Cuál es el contenido del PAC?
El Plan Anual de Contrataciones que se apruebe debe prever las contrataciones de bienes, servicios y obras cubiertas con el Presupuesto Institucional de Apertura, con independencia de que se sujeten al ámbito de aplicación de la presente norma o no, y de la fuente de financiamiento (artículo 15 del TUO de la LCE).
El PAC debe contener:
a) Todos los procedimientos de selección que se convocarán durante el correspondiente ejercicio, incluyendo el detalle de los ítems, en el caso de procedimientos según relación de ítems.
b) Los procedimientos de selección que serán realizados por otras entidades, sea mediante el desarrollo de compras corporativas o el encargo del procedimiento de selección. Considerando que también pueden incorporarse en las compras corporativas los requerimientos de las entidades cuyos montos estimados no superen las ocho Unidades Impositivas Tributarias (8 UIT), estas contrataciones deberán estar incluidas en el PAC de cada entidad participante.
c) Los procedimientos de selección que no fueron convocados el año fiscal anterior, y aquellos declarados desiertos, siempre y cuando persista la necesidad declarada por el área usuaria, y se cuente con el presupuesto respectivo.
d) Aquellos procedimientos de selección que durante el año fiscal anterior hayan sido declarados nulos de oficio, por defectos o vicios en los actos preparatorios, cuya necesidad persiste conforme a lo manifestado por el área usuaria, y se cuente con el presupuesto respectivo. En los casos de procedimientos de selección según relación de ítems, la inclusión en el PAC solo aplicará para los ítems declarados desiertos o nulos, según corresponda.
e) Las contrataciones previstas en el literal f) del artículo 4 de la ley, así como en los literales d), e) y f) del numeral 5.1 del artículo 5 de la ley.
Asimismo, deben incluirse contrataciones que se realicen en el marco de los convenios de colaboración u otros de naturaleza análoga a los que hace referencia el literal c) del numeral 5.1 del artículo 5 de la ley.
f) Las contrataciones de bienes y servicios incluidos en el Catálogo Electrónico del Acuerdo Marco, salvo que el monto de la contratación sea igual o inferior a ocho (8) Unidades Impositivas Tributarias.
g) Las contrataciones que se sujeten a regímenes especiales creados de acuerdo a ley.
APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN
¿Cuál es el procedimiento para la aprobación del PAC?
El PAC debe ser aprobado mediante documento emitido por el titular de la entidad, o por el funcionario a quien se hubiera delegado dicha facultad, de acuerdo con las normas de organización interna de cada entidad.
El titular de la entidad o funcionario competente debe aprobar el PAC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de la aprobación del PIA.
¿Qué órgano es el encargado del registro y publicación del PAC?
El registro y publicación en el SEACE de la información del PAC están a cargo del OEC a través de los usuarios debidamente autorizados que cuenten con certificado SEACE y acceso al módulo PAC.
¿Qué actuaciones deben realizarse previo al registro del PAC?
Previo al registro en el SEACE de la información del PAC, la entidad debe completar la información del PIA en la opción que muestra el SEACE. La entidad debe registrar y publicar la información requerida en el módulo PAC del SEACE, siguiendo los lineamientos detallados en el Manual del Usuario del Módulo PAC del SEACE, así como en el instructivo del formato PAC u otros documentos de orientación que se publiquen para dicho efecto. Una vez efectuado el registro del PAC en el SEACE, no es necesaria su remisión al OSCE por medio escrito, salvo que el OSCE lo solicite en el ejercicio de sus funciones.
¿Qué contrataciones están exceptuadas del registro?
Las contrataciones con carácter secreto, secreto militar o por razones de orden interno, en el marco del Decreto Supremo N° 052-2001-PCM, están exceptuadas de su difusión en el SEACE, más no de su registro.
Numeral 7.5.3 de la DIRECTIVA N° 002-2019-OSCE/CD.
¿Por cuántos días se publica el PAC?
El PAC debe ser publicado en el SEACE en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de aprobado, incluyendo el documento de aprobación.
¿Qué carácter tiene la publicación del PAC?
La información del PAC registrada y publicada en el SEACE por las entidades tiene carácter de declaración jurada y está sujeta a las responsabilidades legales correspondientes. El SEACE no verifica ni aprueba la legalidad de los actos y actuaciones expedidos por la entidad, siendo esta responsable de velar porque estos se sujeten a la normativa vigente.
MODIFICACIÓN DEL PAC
¿Cuándo se puede modificar el PAC?
Luego de aprobado, el Plan Anual de Contrataciones puede ser modificado en cualquier momento durante el año fiscal para incluir o excluir contrataciones. 7.6.2. Toda modificación del PAC debe ser aprobada, en cualquier caso, mediante instrumento emitido por el titular de la entidad o el funcionario a quien se haya delegado la aprobación de la modificación del PAC. En el caso que se modifique el PAC para incluir procedimientos, el documento que aprueba dicha modificación deberá indicar los procedimientos que se desean incluir en la nueva versión, debiendo contener toda la información prevista en el formato publicado en el portal web del SEACE.
¿Qué acciones debe adoptar la autoridad competente para evitar sucesivas modificaciones del PAC?
Es responsabilidad del titular de la entidad o del funcionario a quien se haya delegado la aprobación y/o modificación del PAC, así como del OEC, efectuar las acciones necesarias con el objeto de planificar con la debida anticipación los procedimientos de selección y contrataciones que se realizarán durante el correspondiente año fiscal para contratar los bienes, servicios y obras requeridos por las áreas usuarias de la entidad, a fin de evitar incurrir en sucesivas modificaciones del PAC.
EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN
¿Qué órgano es responsable de la ejecución de los procedimientos de selección y las contrataciones programadas en el PAC?
Es responsabilidad del titular de la entidad o del funcionario a quien se haya delegado la aprobación y/o modificación del PAC, así como del OEC de la entidad, la ejecución de los procedimientos de selección y las contrataciones programadas en el PAC en la fecha prevista, sin perjuicio de la responsabilidad de los demás órganos y de todo funcionario o servidor de la entidad que intervenga en los procesos de contratación en el marco de sus funciones previstas en la ley, el reglamento y las normas de organización interna de la entidad.
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ROL DEL OEC |
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El OEC debe gestionar oportunamente la realización de los procedimientos de selección y contrataciones conforme a la programación establecida en el PAC a fin de garantizar la oportuna satisfacción de las necesidades y resultados que se busca alcanzar, obteniendo la certificación del crédito presupuestario y/o previsión presupuestal de la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces. (Numeral 7.7.2. de la DIRECTIVA N° 002-2019-OSCE/CD) |
¿Qué órgano es responsable de supervisar el PAC?
El titular de la entidad o el funcionario a quien se haya delegado la aprobación y/o modificación del PAC es responsable de supervisar y efectuar el seguimiento al proceso de planificación, formulación, aprobación y ejecución oportuna del PAC, sin perjuicio del control gubernamental que ejerzan los órganos del Sistema Nacional de Control.
Para dicho efecto, el OEC de la entidad debe elevar al titular de la entidad o al funcionario a quien se haya delegado la aprobación y/o modificación del PAC un informe pormenorizado sobre cada uno de los aspectos puntualizados en el párrafo precedente y, principalmente, sobre la ejecución del PAC, con una descripción y comentario de las actividades de los servidores, funcionarios y áreas usuarias encargadas de su cumplimiento.
En función de los resultados de la supervisión y el seguimiento, el titular de la entidad o el funcionario a quien se haya delegado la aprobación y/o modificación del PAC deben adoptar de ser el caso las medidas correctivas pertinentes para que las contrataciones se realicen con la diligencia del caso, y de corresponder, disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas de los funcionarios y servidores, de acuerdo a las normas internas y el régimen jurídico que los vincule a la entidad.
El titular de la entidad debe realizar evaluaciones periódicas bajo el enfoque de gestión por resultados, sobre la ejecución de las contrataciones, así como su incidencia en el cumplimiento de las metas del Plan Operativo Institucional y el Presupuesto Institucional.