Requerimiento y preparación del expediente de contratación
RESUMEN
El área usuaria es la que define características, condiciones, cantidad y calidad de bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones. Los requerimientos que estas soliciten deben adoptarse sobre la base de criterios objetivos para promover la mayor competencia entre los proveedores que se presenten a una convocatoria y de este modo la entidad puede elegir la oferta más conveniente. En el presente trabajo presentaremos los procedimientos esenciales que las entidades deben realizar para formular los requerimientos y aprobar el expediente de contratación.
REQUERIMIENTO
1.1. Contenido y criterios para su elaboración
¿Cuál es el contenido de los requerimientos?
Las especificaciones técnicas, los términos de referencia o el expediente técnico de obra, que integran el requerimiento, contienen la descripción objetiva y precisa de las características y/o los requisitos funcionales relevantes para cumplir la finalidad pública de la contratación, y las condiciones en las que se ejecuta, incluyendo obligaciones de levantamiento digital de información y tecnologías de posicionamiento espacial, tales como la georreferenciación, en obras y consultorías de obras. El requerimiento incluye, además, los requisitos de calificación que se consideren necesarios.
Adicionalmente, el requerimiento incluye las exigencias previstas en leyes, reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas que regulan el objeto de la contratación con carácter obligatorio. Asimismo, puede incluir disposiciones previstas en normas técnicas de carácter voluntario, siempre que: i) sirvan para asegurar el cumplimiento de los requisitos funcionales o técnicos; ii) se verifique que existe en el mercado algún organismo que pueda acreditar el cumplimiento de dicha norma técnica; y iii) no contravengan las normas de carácter obligatorio mencionadas.
¿Qué criterios se utilizan para definir el requerimiento?
Al definir el requerimiento no se incluyen exigencias desproporcionadas al objeto de la contratación, irrazonables e innecesarias referidas a la calificación de los potenciales postores que limiten o impidan la concurrencia de los mismos u orienten la contratación hacia uno de ellos.
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ÁREA USUARIA DEBE PROMOVER LA COMPETENCIA SOBRE LA BASE DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS OBJETIVAS |
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Las exigencias plasmadas en las especificaciones técnicas son el resultado del requerimiento establecido por el área usuaria de la entidad, la cual, de conformidad con el artículo 16 de la Ley, es la responsable de formular las especificaciones técnicas, los términos de referencia o expediente técnico, respectivamente, de forma objetiva y precisa, proporcionando acceso en condiciones de igualdad al procedimiento de selección, sin la creación de obstáculos que perjudiquen la competencia del mismo, lo cual se encuentra concordado con el artículo 8 del Reglamento. Resolución Nº 2954-2016-TCE-S3, fundamento 32. |
1.2. Inclusión de una marca
¿En qué casos pueden incluirse marcas en los requerimientos?
29.4. En la definición del requerimiento no se hace referencia a fabricación o procedencia, procedimiento de fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción determinados, ni descripción que oriente la contratación hacia ellos, salvo que la entidad haya implementado el correspondiente proceso de estandarización debidamente autorizado por su titular, en cuyo caso se agregan las palabras “o equivalente” a continuación de dicha referencia.
29.5. El requerimiento puede incluir las referencias antes mencionadas tratándose de material bibliográfico existente en el mercado, cuya adquisición obedezca a planes curriculares y/o pedagógicos, por su contenido temático, su nivel de especialización u otras especificaciones debidamente justificadas por el área usuaria, debiendo establecerse el título, el autor y la edición que correspondan a las características requeridas.
¿En qué casos se modifica el requerimiento?
El requerimiento puede ser modificado para mejorar, actualizar o perfeccionar las especificaciones técnicas, los términos de referencia y el expediente técnico de obra, así como los requisitos de calificación, previa justificación que forma parte del expediente de contratación, bajo responsabilidad. Las modificaciones cuentan con la aprobación del área usuaria.
1.3. Procedimiento de homologación
¿En qué consiste el proceso de homologación?
Mediante la homologación, los Ministerios establecen las características técnicas y/o los requisitos de calificación y/o las condiciones de ejecución, conforme a las disposiciones establecidas por Perú Compras.
¿En qué casos es obligatorio el uso de la ficha de homologación?
El uso de la ficha de homologación es obligatorio a partir del día siguiente de su publicación en el diario oficial El Peruano, siempre que no se haya convocado el procedimiento de selección correspondiente.
Las fichas de homologación aprobadas son de uso obligatorio para todas las contrataciones que realizan las entidades, con independencia del monto de la contratación, incluyendo aquellas que no se encuentran bajo el ámbito de la Ley o que se sujeten a otro régimen legal de contratación.
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ARTÍCULO 31. DEL PROCESO DE HOMOLOGACIÓN |
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- La aprobación, la modificación y la exclusión de la ficha de homologación se efectúa mediante resolución del titular de la entidad que realiza la homologación, conforme al procedimiento y plazos que establezca Perú Compras. Dichos actos cuentan con la opinión favorable de Perú Compras y se publican en el diario oficial El Peruano. La facultad del titular a que se refiere este numeral es indelegable. - El proyecto de ficha de homologación se prepublica en el portal institucional de la entidad que realiza la homologación, de Perú Compras y en el Seace a fin de recibir comentarios, recomendaciones y observaciones sobre su contenido, por un periodo mínimo de diez días hábiles. La entidad tiene un plazo de diez días hábiles para evaluar y, de ser el caso, modificar el proyecto de ficha de homologación. - Perú Compras publica en su portal institucional la relación y las fichas de homologación vigentes. |
1.4. Valor estimado y valor referencial
¿Cómo se determina el valor referencial?
En el caso de bienes y servicios distintos a consultorías de obra, sobre la base del requerimiento, el órgano encargado de las contrataciones tiene la obligación de realizar indagaciones en el mercado para determinar el valor estimado de la contratación.
Al realizar la indagación de mercado, el órgano encargado de las contrataciones puede recurrir a información existente, incluidas las contrataciones que hubiera realizado el sector público o privado, respecto de bienes o servicios que guarden similitud con el requerimiento.
¿Cuál es el contenido de la indagación de mercado?
La indagación de mercado contiene el análisis respecto de la pluralidad de marcas y postores, así como de la posibilidad de distribuir la buena pro. En caso solo exista una marca en el mercado, dicho análisis incluye pluralidad de postores.
¿Cuál es el contenido del valor estimado?
El valor estimado considera todos los conceptos que sean aplicables, conforme al mercado específico del bien o el servicio a contratar, debiendo maximizar el valor de los recursos públicos que se invierten.
¿Qué antigüedad puede tener el valor referencial?
En el caso de ejecución y consultoría de obras, el valor referencial para convocar el procedimiento de selección no puede tener una antigüedad mayor a los nueve meses, contados a partir de la fecha de determinación del presupuesto de obra o del presupuesto de consultoría de obra, según corresponda, pudiendo actualizarse antes de la convocatoria.
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DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL |
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Para la ejecución de obras |
Para la consultoría de obras |
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Corresponde al monto del presupuesto de obra establecido en el expediente técnico de obra aprobado por la entidad. Para obtener dicho monto, la dependencia de la entidad o el consultor de obra que tiene a su cargo la elaboración del expediente técnico realiza las indagaciones de mercado necesarias que le permitan contar con el análisis de precios unitarios actualizado por cada partida y subpartida, teniendo en cuenta insumos requeridos, cantidades, precios o tarifas; además de gastos generales variables y fijos, así como utilidad. |
El área usuaria proporciona componentes o rubros, a través de una estructura que permita al órgano encargado de las contrataciones determinar el presupuesto de la consultoría luego de la interacción con el mercado.
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CONVOCATORIA Y EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
2.1. Requisitos para la convocatoria
¿Qué requisitos se requieren para convocar un procedimiento de selección?
Para convocar un procedimiento de selección, este corresponde estar incluido en el Plan Anual de Contrataciones, contar con el expediente de contratación aprobado, haber designado al comité de selección cuando corresponda, y contar con los documentos del procedimiento de selección aprobados que se publican con la convocatoria, de acuerdo a lo que establece el Reglamento.
¿Cuáles son los requisitos para la convocatoria para el procedimiento para la ejecución de una obra?
Tratándose de procedimientos de selección para la ejecución de obras se requiere contar adicionalmente con el expediente técnico y la disponibilidad física del terreno, salvo que, por las características de la obra, se permitan entregas parciales del terreno. En este caso, la entidad adopta las medidas necesarias para asegurar la disponibilidad oportuna del terreno, a efecto de no generar mayores gastos por demoras en la entrega, bajo responsabilidad, salvo lo dispuesto en el numeral 146.2 del artículo 146.
2.2. Contenido del expediente de contratación
¿Cuál es el contenido del expediente de contratación?
El órgano encargado de las contrataciones lleva un expediente del proceso de contratación, en el que se ordena, archiva y preserva la información que respalda las actuaciones realizadas desde la formulación del requerimiento del área usuaria hasta el cumplimiento total de las obligaciones derivadas del contrato, incluidas las incidencias del recurso de apelación y los medios de solución de controversias de la ejecución contractual, según corresponda.
¿Qué formalidades deben cumplirse para aprobar el expediente de contratación?
El órgano encargado de las contrataciones es el responsable de remitir el expediente de contratación al funcionario competente para su aprobación, en forma previa a la convocatoria, de acuerdo a sus normas de organización interna.
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CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN |
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a) El requerimiento que indique si este se encuentra definido en una ficha de homologación, en el listado de bienes y servicios comunes, o en el Catálogo Electrónico de Acuerdo Marco. b) La fórmula de reajuste, de ser el caso. c) La declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando esta última exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de inversión pública. d) En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que cuenten con equipamiento, las especificaciones técnicas de los equipos requeridos. e) En el caso de ejecución de obras, el sustento de que procede efectuar la entrega parcial del terreno, de ser el caso. f) El informe técnico de evaluación de software, conforme a la normativa de la materia, cuando corresponda. g) El documento que aprueba el proceso de estandarización, cuando corresponda. h) La indagación de mercado realizado y su actualización cuando corresponda. i) El valor referencial o valor estimado, según corresponda. j) La opción de realizar la contratación por paquete, lote y tramo, cuando corresponda. k) La certificación de crédito presupuestario y/o la previsión presupuestal, de acuerdo a la normativa vigente. l) La determinación del procedimiento de selección, el sistema de contratación y, cuando corresponda, la modalidad de contratación con el sustento correspondiente. m) El resumen ejecutivo, cuando corresponda. n) Otra documentación necesaria conforme a la normativa que regula el objeto de la contratación. |
¿En qué casos se requiere la aprobación de un nuevo expediente de contratación?
Cuando un procedimiento de selección sea declarado desierto, la siguiente convocatoria requiere contar con una nueva aprobación del expediente de contratación, solo cuando el informe de evaluación de las razones que motivaron la declaratoria de desierto advierta que el requerimiento corresponde ser ajustado.