En esta oportunidad se desarrolla el tratamiento tributario aplicable a los diferentes conceptos otorgados o vinculados a la movilidad a favor de los trabajadores, relacionados a la prestación de sus servicios, calificados como condición de trabajo y otros asignados como beneficios del empleador a fin de facilitar la asistencia al centro de trabajo o fidelizar la relación laboral.

¿Qué tipos de gastos están relacionados a los trabajadores?

A efectos de desarrollar sus operaciones, las empresas muchas veces incurren en innumerables gastos; entre ellos encontramos los relacionados a la movilidad asignada al trabajador para la asistencia al centro de trabajo; otro caso, es el de movilidad necesaria para la prestación de los servicios encargados por el empleador; en ese sentido, cabe identificar los siguientes supuestos para precisar en cada caso su tratamiento.

Sin la pretensión de considerar todos los supuestos que se pueden presentar, los siguientes son los más recurrentes:

• TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, D. Sup. N° 179-2004-EF, arts. 34, 37, lit. w), num. a1.
• Reglamento de la LIR, D. Sup. N° 122-94-EF, arts. 21, lit. v.

¿En qué consiste la movilidad asignada para la asistencia al trabajo?

Este concepto ha sido regulado por el artículo 19 del Decreto Supremo N° 001-97-TR, TUO de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicios, que dispone que “[n]o se consideran remuneraciones computables las siguientes: (…) e) El valor del transporte, siempre que esté supeditado a la asistencia al centro de trabajo y que razonablemente cubra el respectivo traslado. Se incluye en este concepto el monto fijo que el empleador otorgue por pacto individual o convención colectiva, siempre que cumpla con los requisitos antes mencionados (…)”.

La norma laboral antes referida establece que, para fines laborales, la movilidad asignada al trabajador supeditada a la asistencia al centro de trabajo no es considerado como concepto remunerativo; sin embargo, no ocurre lo mismo desde el punto de vista tributario, que para el caso, de acuerdo al artículo 34, dichos importes sí califican como parte de la remuneración del trabajador y, de ese modo, están sujetas a la retención por rentas de quinta categoría, en caso de corresponder.

• TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, D. Sup. N° 179-2004-EF, art. 34.
• TUO de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicios, D. Sup. N° 001-97-TR, art. 19.

¿En qué consiste la movilidad otorgada como condición de trabajo?

Dentro de este rubro podemos encontrar a la movilidad sustentada con la planilla de movilidad, movilidad sustentada con comprobantes de pago y el caso de vehículos asignados al trabajador para la prestación de sus servicios. En todos los casos los supuestos referidos calificarán como gastos deducibles de la empresa para determinar su renta neta, siempre y cuando cumplan con el criterio de causalidad y las limitaciones y condiciones establecidas para cada caso. Así:

- La movilidad sustentada con la planilla de movilidad, cuyo monto límite es el 4 % de la Remuneración Mínima Vital (RMV) se sustenta de conformidad al literal a.1) del artículo 37 de la LIR con la Planilla de Movilidad, conforme a los requisitos que establece el literal v) del artículo 21 del Reglamento de la LIR.

- La movilidad para realizar labores de la empresa sustentada con comprobantes de pago, son deducibles como gastos sin ningún límite de conformidad al literal a.1) del artículo 37 de la LIR y el literal v) del artículo 21 del Reglamento de la LIR.

- Dependiendo de cada caso, los vehículos asignados al trabajador para la prestación de sus servicios son deducibles como gasto de conformidad al literal w) del artículo 37 de la LIR. Así, en este caso corresponde diferenciar los gastos en vehículos de representación, dirección y administración de las categorías señaladas en dicha norma y demás vehículos indispensables para la realización de actividades de la empresa.

• TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, D. Sup. N° 179-2004-EF, art.37, lit. w, num. a1.
• Reglamento de la LIR, D. Sup. N° 122-94-EF, art. 21, lit. v.

¿En qué supuestos se puede sustentar gastos con la planilla de movilidad?

El numeral a1 del artículo 37 de la LIR establece que son deducibles los gastos por concepto de movilidad de los trabajadores que sean necesarios para el cabal desempeño de sus funciones y que no constituyan beneficio o ventaja patrimonial directa de los mismos.

Así, refiere la citada norma que los gastos por concepto de movilidad podrán ser sustentados con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, en la forma y condiciones que se señale en el Reglamento de la LIR. Los gastos sustentados con esta planilla no podrán exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente al 4 % de la Remuneración Mínima Vital Mensual de los trabajadores sujetos a la actividad privada.

Por último, se establece que no se aceptará la deducción de gastos de movilidad sustentados con la planilla a que se hace referencia en el párrafo anterior, en el caso de trabajadores que tengan a su disposición movilidad asignada por el contribuyente.

• TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, D. Sup. N° 179-2004-EF, art. 37, lit. w, num. a1.

¿Cuál es la información que debe contener la planilla de movilidad?

El Reglamento de la LIR, en su artículo 21, literal v, señala que los gastos por concepto de movilidad de los trabajadores se deben de sustentar con comprobantes de pago o con la planilla de gastos de movilidad. Agrega que para tal efecto, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

- Por cada día, se podrá sustentar los gastos por concepto de movilidad respecto de un mismo trabajador únicamente con una de las formas previstas en el primer párrafo del presente inciso.

En el caso que dichos gastos no se sustenten, únicamente bajo una de las formas previstas en el primer párrafo del presente inciso, solo procederá la deducción de aquellos gastos que se encuentren acreditados con comprobantes de pago.

- La planilla de gastos de movilidad puede comprender:

a) Los gastos incurridos en uno o más días, si incluye los gastos de un solo trabajador.

b) Los gastos incurridos en un solo día, si incluye los gastos de más de un trabajador. En caso se incumpla con lo referido, la planilla queda inhabilitada para sustentar tales gastos.

Podrán coexistir planillas referidas a uno o a varios trabajadores, siempre que se cumplan las normas referidas.

- La planilla de gastos de movilidad deberá constar en documento escrito, ser suscrita por el (los) trabajador (es) usuario (s) de la movilidad y contener necesariamente la siguiente información:

De ese modo, como el límite del gasto por día es el importe del 4 % de la Remuneración Mínima Vital (RMV), esto es S/ 34 por día y por trabajador, en el supuesto que se presente un exceso del citado monto este no será deducible, por ello deberá ser reparado para efectos del Impuesto a la Renta.

• Reglamento de la LIR, D. Sup. N° 122-94-EF, arts. 21, lit. v.

¿Qué sucede si el gasto de movilidad está sustentado con comprobantes de pago (factura)?

El literal a1) del artículo 37 de la LIR, son deducibles los gastos por concepto de movilidad de los trabajadores que sean necesarios para el cabal desempeño de sus funciones y que no constituyan beneficio o ventaja patrimonial directa de los mismos.

Así, refiere la citada norma que los gastos por concepto de movilidad podrán ser sustentados con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, en la forma y condiciones que se señale en el Reglamento de la LIR. De ese modo, la norma precisa que son los gastos sustentados con esta planilla los que no pueden exceder, por cada trabajador, del importe diario equivalente al 4 % de la RMV.

De ese modo, queda claro que los servicios de movilidad sustentados con comprobantes de pago no están sujetos al límite de 4 % de la RMV, que es aplicable cunado el citado gasto se sustenta con la Planilla de Movilidad; en consecuencia, en nuestro caso no debería generarse ninguna observación respecto al monto.

En este caso, sin embargo, un aspecto que puede generar contingencias con la Admiración Tributaria es que el gasto se sustente con un recibo por honorarios, cuando la renta que se percibe califica como renta de tercera categoría, por aplicación del inciso a) del artículo 1 del TUO de la LIR.

Sin embargo, al respecto al tema cabe citar la RTF N° 05363-10-2012, en la que se ha señalado “(…) que de acuerdo con el criterio contenido en la Resolución del Tribunal Fiscal N° 01215-5-2002 y 01460-1-2006 no resulta procedente condicionar la deducción de gastos de movilidad a la presentación de comprobantes de pago y, en ese sentido, en el presente caso tampoco cabe condicionar la deducción de tal gasto en el hecho que el recibo por honorarios girado (comprobante de pago) que lo sustenta habría sido emitido por un proveedor cuyas rentas no se encuentran dentro de la categoría por la que corresponde girar dicho comprobante de pago, pues ello no resulta imputable a la recurrente, y que la mencionada deducción no está sujeta a la verificación de tal formalidad sino al hecho de que se acredite la entrega de dinero al trabajador que hace uso del servicio de taxi mediante cualquier medio razonable, aspecto que no ha sido cuestionado por la Administración, en consecuencia, al no encontrarse debidamente sustentado el gasto por movilidad, procede levantarlo y revocar la resolución apelada en cuanto al anotado extremo”.

En el caso, la Administración Tributaria reparó los gastos de movilidad en razón a que la recurrente sustentó los mismos con recibos por honorarios emitidos por el proveedor del servicio de movilidad, señalando que dichos comprobantes no correspondían a las rentas de cuarta categoría según el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta, no habiéndose objetado la vinculación del gasto con la actividad gravada (causalidad) o el hecho que el monto entregado al personal de la contribuyente que usó el servicio de movilidad.

En ese sentido, como conclusión, se desprende que las empresas pueden considerar todo el gasto relacionado al servicio de movilidad, si se encuentra sustentado en un comprobante de pago, toda vez que la limitación relacionada a los gastos de movilidad es la que sustentada con la Planilla de Movilidad.

• Reglamento de la LIR, D. Sup. N° 122-94-EF, arts. 21, lit. v.
• RTF N° 05363-10-2012

¿Qué efectos tributarios tiene que un vehículo de propiedad del trabajador sea utilizado para la prestación de servicios de su empleador?

En este caso se pueden presentar los siguientes supuestos:

- Se celebra un contrato de cesión en uso o arrendamiento con el empleador; en este caso, los vehículos asignados al trabajador para la prestación de sus servicios son deducibles como gasto de conformidad al literal w) del artículo 37 de la LIR. Así, en este caso corresponde diferenciar los gastos en vehículos de representación, dirección y administración de las categorías señaladas en dicha norma y demás vehículos indispensables para la realización de actividades de la empresa.

- No se celebra ningún contrato de cesión o arrendamiento; en este caso, si se establece un importe por la movilidad, la misma calificará como renta de quinta toda vez que será parte de la retribución abonada al trabajador.

• TUO de la Ley del Impuesto a la Renta, D. Sup. N° 179-2004-EF, arts. 34 y 37, lit. w.