Subasta inversa electrónica
RESUMEN
El procedimiento de subasta orientada tiene como finalidad contratar bienes y servicios que se encuentran incluidos en un listado de bienes y servicios comunes sobre la base de los principios de eficiencia y eficacia. Este tipo de procedimiento permite optimizar el uso de los fondos públicos y el uso del tiempo en la selección del adjudicatario. En el presente trabajo presentaremos las principales características de este tipo de procedimientos, así como las etapas para su realización.
FINALIDAD
¿Para qué tipo de bienes se utiliza la subasta inversa electrónica?
La subasta inversa electrónica se utiliza para la contratación de bienes y servicios comunes que cuenten con ficha técnica y se encuentren incluidos en el Listado de Bienes y Servicios Comunes.
REQUERIMIENTO
¿Cuál es el rol del área usuaria al formular el requerimiento?
Al formular el requerimiento, el área usuaria debe verificar el Listado de Bienes y Servicios Comunes para determinar si algún bien o servicio de dicho listado satisface su necesidad. De ser así, el área usuaria formula el requerimiento considerando el contenido de la ficha técnica correspondiente, lo cual debe ser verificado por el OEC.
¿Qué aspectos debe incluir el requerimiento?
El requerimiento debe incluir la cantidad, el plazo, la forma y el lugar de entrega o la prestación del servicio y demás condiciones en las que debe ejecutarse la contratación, las cuales no deben desnaturalizar lo establecido en la ficha técnica del bien y/o servicio común correspondiente. Asimismo, el requerimiento debe incluir los requisitos de habilitación, exigidos en la ficha técnica y/o documentos de orientación publicados a través del Seace, así como en la normativa que regula el objeto de la contratación con carácter obligatorio, según corresponda.
FICHA TÉCNICA
¿Qué consecuencias genera las modificaciones de las fichas técnicas antes de la convocatoria del procedimiento?
Si antes de la convocatoria del procedimiento, la ficha técnica sufre modificaciones, el área usuaria debe reformular el requerimiento conforme a la ficha técnica modificada, lo cual será comunicado al OEC para que evalúe la incidencia de dichas modificaciones en otros aspectos del expediente de contratación, y gestionar una nueva aprobación, solo en caso este haya sido modificado en algún extremo. Esta disposición también es aplicable a la siguiente convocatoria que se realice cuando el procedimiento de subasta sea declarado desierto.
¿Dónde se obtiene la ficha técnica y qué requisitos de habilitación debe incluir?
La ficha técnica del bien o servicio común requerido, se obtiene del Listado de Bienes o Servicios Comunes al cual se accede a través del Seace, debiendo corresponder a la versión de uso obligatorio a la fecha de convocatoria y que no puede incluir modificaciones durante el desarrollo del procedimiento de selección. Asimismo, para incluir los requisitos de habilitación, se debe observar aquellos exigidos en la ficha técnica y/o documentos de orientación publicados a través del Seace, así como en la normativa que regula el objeto de la contratación con carácter obligatorio, según corresponda. La entidad solo puede realizar precisiones en las bases de aquella información que se ha previsto en la ficha técnica deba ser objeto de dichas precisiones. Antes de la convocatoria, el OEC o comité de selección, según corresponda, debe verificar que la ficha técnica, incluida en las bases, esté vigente.
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Características de los bienes se encuentran predefinidas en una ficha técnica |
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Es necesario reiterar que el presente proceso de selección se convocó bajo la modalidad de subasta inversa, que es una modalidad de selección que utilizan las Entidades cuando un bien o servicio a contratar se encuentra en el Listado de Bienes y Servicios Comunes y cuyas características se encuentran predefinidas en una ficha técnica. En dicho contexto, cada ficha técnica, más la información complementaria definida por las entidad en las bases, correspondiente a las características, las especificaciones técnicas o términos de referencia, establece los requisitos y otras condiciones a cumplir en relación con el bien o servicio. Esta modalidad permite a las entidades elegir al proveedor de bienes o servicios comunes únicamente en consideración a los precios ofrecidos, mas no a las características técnicas del bien o servicio requerido, toda vez que estas se encuentran predeterminadas en las fichas técnicas que forman parte del Listado de Bienes y Servicios Comunes; resultando necesario incidir en ello, debido a que en la subasta inversa, sin admitir prueba en contrario, existe la presunción que los bienes o servicios ofertados cumplen con las características exigidas en las fichas técnicas y condiciones previstas en las bases (tal como lo recoge el artículo 93 del Reglamento “Presunción de cumplimiento”). (Resolución Nº 0305-2016-TCE-S4, considerando 40) |
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
¿Cuál es el plazo para el procedimiento de selección?
El plazo mínimo que debe mediar entre la convocatoria y la etapa de apertura de ofertas y periodo de lances es de cinco (5) días hábiles, salvo en los procedimientos cuyo valor referencial sea mayor a sesenta y cinco Unidades Impositivas Tributarias (65 UIT), en cuyo caso el plazo mínimo es de ocho (8) días hábiles.
¿Qué procedimiento siguen las partes durante la etapa de ejecución contractual?
Si surgieran controversias durante la ejecución contractual referidas a la adecuación que debe existir entre las características del bien entregado y/o servicio prestado por el contratista a la entidad y lo señalado en la ficha técnica respectiva, las partes podrán conciliar en función del dictamen pericial que emita el perito designado de común acuerdo por ellas.
¿Cuál es el procedimiento para el registro de los participantes?
El participante solo tendrá acceso a la información correspondiente a su propio registro. Para registrarse como tal, el proveedor debe:
a) Ingresar al Seace con el usuario y contraseña contenidos en el Certificado Seace, asignado al momento de efectuar su inscripción en el RNP.
b) Declarar la aceptación de las condiciones de uso del sistema para participar en la Subasta Inversa Electrónica. Para tal efecto, y con carácter de declaración jurada, deberá aceptar el formulario que le mostrará el Seace.
¿Cuál es el procedimiento para el registro de las ofertas?
Para registrar su oferta en el Seace el participante debe:
a) Registrar los datos de su representante legal en el formulario correspondiente. De presentarse en consorcio, debe consignar los datos del consorcio, incluyendo los del representante legal común.
b) Adjuntar el archivo digital conteniendo los documentos escaneados de su oferta y los requisitos de habilitación, exigidos en la ficha técnica y/o documentos de orientación publicados a través del Seace, así como en la normativa que regula el objeto de la contratación con carácter obligatorio, según corresponda.
c) Registrar el monto total de la oferta o respecto del ítem al cual se presenta, el cual será utilizado por el sistema para dar inicio al periodo de lances en línea. Esta disposición se aplica para todos los procedimientos de selección, incluyendo aquellos cuyo sistema de contratación corresponde a precios unitarios, sin que ello afecte las condiciones del mencionado sistema al momento de la ejecución contractual. En los procesos convocados bajo el sistema a precios unitarios, el precio unitario se determina al momento del perfeccionamiento del contrato con base en el monto final de la oferta ganadora.
¿Hasta qué momento es posible modificar la oferta registrada?
El participante puede realizar modificaciones a la oferta registrada solo hasta antes de haber confirmado su presentación. En los procedimientos según relación de ítems, el registro se efectúa por cada ítem en el que se desea participar, mediante el formulario correspondiente.
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Presentación de ofertas (procedimiento de selección de subasta inversa electrónica, Directiva Nº 002-2017-OSCE/CD, num. 7.2.2) |
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El participante puede presentar su oferta a través del Seace. Para tal efecto, el sistema procederá a solicitarle la confirmación de la presentación de la oferta para, de hacerse así, generar el respectivo aviso electrónico en la ficha del procedimiento, indicando que la oferta ha sido presentada. En la Subasta Inversa Electrónica convocada según relación de ítems, la presentación de ofertas se efectúa en una sola oportunidad y por todos los ítems registrados. |
¿En qué lapso se programa la apertura de ofertas y el periodo de lances?
La etapa de apertura de ofertas y periodo de lances debe ser programada a partir del día hábil siguiente de finalizada la etapa de registro de participantes, registro y presentación de ofertas, debiendo consignarse las horas de inicio y cierre, las cuales deben enmarcarse dentro del horario de 8:00 a 18:00 horas. La presente etapa debe tener una duración mínima de dos (2) horas. Esta etapa se desarrolla a través de los siguientes dos ciclos consecutivos.
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Apertura de ofertas y periodo de lances (procedimiento de selección de subasta inversa electrónica, Directiva Nº 002-2017-OSCE/CD, num. 7.3) |
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El sistema realiza esta etapa en la fecha y hora señalada en el calendario. Para tal efecto, verifica el registro y presentación de dos (2) ofertas como mínimo por ítem, para continuar con el ciclo de periodo de lances, caso contrario, el procedimiento es declarado desierto. El periodo de lances permite a los postores mejorar los montos de sus ofertas a través de lances sucesivos en línea. La mejora de precios de la oferta queda a criterio de cada postor. Para tal efecto, el postor debe realizar lo siguiente: a) Acceder al Seace, a través de su usuario y contraseña, en la fecha y hora indicadas en el calendario del procedimiento. b) Ingresar a la ficha del procedimiento y seguidamente acceder a la opción mejora de precios. c) Hacer efectiva su participación en la mejora de precios mediante lances en línea. Para ello el postor visualizará el monto de su oferta, mientras que el Seace le indicará si su oferta es la mejor o si está perdiendo o empatando la subasta hasta ese momento. |
¿Puede el postor mejorar su oferta?
El postor puede mejorar su propia oferta durante el periodo establecido en el calendario del procedimiento. Está obligado a enviar lances siempre inferiores a su último precio ofertado.
Cinco (5) minutos antes de la finalización del horario indicado en el calendario del procedimiento para efectuar los lances en línea, el sistema enviará una alerta indicando el cierre del periodo de lances, durante el cual los postores pueden enviar sus últimos lances. Cerrado este ciclo no se admitirán más lances en el procedimiento.
NULIDAD EN EL PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
¿Qué consecuencias genera la modificación de la ficha técnica?
Se advierte la contravención al artículo 26 de la Ley, 78 del Reglamento, así como a lo dispuesto en el numeral 6.2 de la Directiva Nº 005-2016-OSCE/CD aprobada mediante Resolución Nº 012-2016-0SCE/PRE del 9 de enero de 2016, la cual establece lo siguiente: “La ficha técnica del bien o servicio común requerido, se obtiene del listado de bienes o servicios comunes al cual se accede a través del Seace, debiendo corresponder a la versión de uso obligatorio a la fecha de convocatoria y que no puede incluir modificaciones durante el desarrollo del procedimiento de selección. Asimismo, para incluir los requisitos de habilitación, se debe observar aquellos exigidos en la ficha técnica y/o documentos de orientación publicados a través del Seace, así como en la normativa que regula el objeto de la contratación con carácter obligatorio, según corresponda”.
Las bases han incurrido en un vicio de nulidad relativo a la contravención de las normas legales. Cabe agregar que la modificación efectuada de la ficha técnica también transgrede el principio de transparencia, lo que se evidencia en mayor grado con la situación que resulta ser el origen de la controversia, en la que el impugnante, adjudicatario y entidad han tenido diferentes interpretaciones respecto al cumplimiento de las especificaciones técnicas correspondientes al material de empaque del producto farmacéutico licitado.