La subasta inversa electrónica se utiliza para la contratación de bienes y servicios comunes que cuenten con ficha técnica y se encuentren incluidos en el listado de bienes y servicios comunes. Este tipo de procedimiento se realiza a través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado y contribuye a la eficiencia y eficacia del sistema de abastecimiento. En el presente trabajo presentaremos las particularidades de este procedimiento durante el desarrollo de cada una de sus etapas.

1 Alcances generales

¿Qué contratan las entidades mediante la subasta inversa?

Mediante subasta inversa electrónica se contratan bienes y servicios comunes. El postor ganador es aquel que oferte el menor precio por los bienes y/o servicios objeto de dicha subasta. El acceso a la subasta inversa electrónica y el procedimiento correspondiente se realizan directamente a través del Seace.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Sup. Nº 350-2015-EF, art. 78.

¿Qué órgano aprueba las fichas técnicas?

La Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS genera y aprueba las fichas técnicas de los bienes y servicios transables, de acuerdo a lo previsto en la Directiva que emita para estos efectos, las que son incluidas en un Listado de Bienes y Servicios Comunes al que se accede a través del Seace, pudiendo ser objeto de modificación o exclusión, previo sustento técnico.

Para aprobar una ficha técnica la Central de Compras Perú Compras puede solicitar información u opinión técnica a entidades del Estado, las que deben brindar dicha información de manera idónea y oportuna, bajo responsabilidad. Así también, puede solicitar información a gremios, organismos u otras que se estime pertinente.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Sup. Nº 350-2015-EF, art. 78.

¿Desde cuándo las entidades tienen la obligación de utilizar la subasta inversa?

La contratación a través de la subasta inversa electrónica es obligatoria a partir del día calendario siguiente de publicadas las fichas técnicas en el Seace, siempre que dicho bien y/o servicio no se encuentre incluido en los Catálogos Electrónicos de los Acuerdo Marco.

Las entidades pueden emplear otro procedimiento de selección, para lo cual deben obtener previamente la autorización de la Central de Compras Públicas - Perú Compras, antes de efectuar la contratación, debiendo adjuntar un informe técnico que justifique su necesidad, conforme a los requisitos previstos en la Directiva que emita dicha entidad.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Sup. Nº 350-2015-EF, art. 78.

¿Cuáles son las etapas de la subasta inversa electrónica?

El procedimiento de subasta inversa electrónica tiene las siguientes etapas:

1. Convocatoria.

2. Registro de participantes, registro y presentación de ofertas.

3. Apertura de ofertas y periodo de lances.

4. Otorgamiento de la buena pro.

El desarrollo del procedimiento de selección, a cargo de las entidades, se sujeta a los lineamientos previstos en la directiva y en la documentación de orientación que emita OSCE.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Sup. Nº 350-2015-EF, art. 80.

¿Qué contenido mínimo deben tener las bases de la subasta inversa?

Las bases de la licitación pública, el concurso público, la adjudicación simplificada y la subasta inversa electrónica deben contener:

a) La denominación del objeto de la contratación;

b) Las especificaciones técnicas, los términos de referencia o el expediente técnico de obra, según corresponda;

c) El valor referencial en los casos de obras y consultoría de obras, con los límites inferior y superior que señala el artículo 28 de la ley. Estos límites se calculan considerando dos decimales. Para ello, si el límite inferior tiene más de dos decimales, se aumenta en un dígito el valor del segundo decimal; en el caso del límite superior, se considera el valor del segundo decimal sin efectuar el redondeo.

d) La moneda en que se expresa la oferta económica;

e) La modalidad de ejecución de llave en mano, cuando corresponda;

f) El sistema de contratación;

g) Las fórmulas de reajuste, cuando correspondan;

h) El costo de reproducción;

i) Los requisitos de precalificación, cuando corresponda;

j) Los requisitos de calificación;

k) Los factores de evaluación;

l) Las instrucciones para formular ofertas;

m) Las garantías aplicables;

n) Las demás condiciones contractuales; y,

o) La proforma del contrato, cuando corresponda.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Sup. Nº 350-2015-EF, art. 27.

2 Registro y presentación de ofertas

¿Cuándo se realiza el registro de participantes?

El registro de participantes se lleva a cabo desde el día siguiente de la convocatoria hasta la fecha y hora señalada en el calendario, de forma ininterrumpida. En el caso de un consorcio, basta que se registre uno (1) de sus integrantes.

El registro de participantes es gratuito y electrónico a través del Seace.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.3.

¿Qué requisitos deben cumplir los participantes?

El proveedor que desee participar en el presente procedimiento de selección debe registrarse como participante, debiendo contar para ello con inscripción vigente en el RNP, conforme al objeto de la contratación.

Para registrarse como tal, el proveedor debe:

a) Ingresar al Seace con el usuario y contraseña contenidos en el Certificado Seace, asignado al momento de efectuar su inscripción en el RNP.

b) Declarar la aceptación de las condiciones de uso del sistema para participar en la subasta inversa electrónica. Para tal efecto, y con carácter de declaración jurada, deberá aceptar el formulario que le mostrará el Seace.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.3.

¿En qué idioma se presentan los documentos que acompañan a la oferta?

Los documentos que acompañan las ofertas, se presentan en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o sin valor oficial efectuada por traductor público juramentado o traducción certificada efectuada por traductor colegiado certificado, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que puede ser presentada en el idioma original. El postor es responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.4.

¿Qué conceptos incluye el monto de la oferta?

El monto de la oferta debe incluir todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del bien o suministro a contratar, excepto la de aquellos postores que gocen de alguna exoneración legal, no incluirán en su oferta los tributos respectivos.

El monto total de la oferta y los subtotales que lo componen deben ser expresados con dos decimales.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.4.

¿Hasta cuándo se pueden modificar las ofertas?

El participante puede realizar modificaciones a la oferta registrada solo hasta antes de haber confirmado su presentación. En los procedimientos según relación de ítems, el registro se efectúa por cada ítem en el que se desea participar, mediante el formulario correspondiente.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.4.

3 Apertura de ofertas y periodo de lances

¿Cuándo se realiza la apertura de ofertas?

El sistema realiza esta etapa en la fecha y hora señalada en el calendario. Para tal efecto, verifica el registro y presentación de dos (2) ofertas como mínimo por ítem, para continuar con el ciclo de periodo de lances, caso contrario, el procedimiento es declarado desierto.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.6.1.

¿Qué procedimientos deben seguir los postores en el periodo de lance?

El periodo de lances permite a los postores mejorar los montos de sus ofertas a través de lances sucesivos en línea. La mejora de precios de la oferta queda a criterio de cada postor. Para tal efecto, el postor debe realizar lo siguiente:

a) Acceder al Seace, a través de su usuario y contraseña, en la fecha y hora indicadas en el calendario del procedimiento.

b) Ingresar a la ficha del procedimiento y seguidamente acceder a la opción mejora de precios.

c) Hacer efectiva su participación en la mejora de precios mediante lances en línea. Para ello el postor visualizará el monto de su oferta, mientras que el Seace le indicará si su oferta es la mejor o si está perdiendo o empatando la subasta hasta ese momento.

El postor puede mejorar su propia oferta durante el periodo establecido en el calendario del procedimiento. Está obligado a enviar lances siempre inferiores a su último precio ofertado.

Cinco (5) minutos antes de la finalización del horario indicado en el calendario del procedimiento para efectuar los lances en línea, el sistema enviará una alerta indicando el cierre del periodo de lances, durante el cual los postores pueden enviar sus últimos lances. Cerrado este ciclo no se admitirán más lances en el procedimiento.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.6.2.

4 Determinación del orden de prelación

¿Cómo se determina el orden de prelación cuando termina el periodo de lances?

Una vez culminada la etapa de apertura de ofertas y periodo de lances, el sistema procesa los lances recibidos del ítem o ítems de la subasta inversa electrónica, ordenando a los postores por cada ítem según el monto de su último lance, estableciendo el orden de prelación de los postores.

Para efectos de conocer el ganador del proceso, el sistema genera un reporte con los resultados del ciclo del periodo de lances, permitiendo a la entidad visualizar el último monto ofertado por los postores en orden de prelación, lo cual quedará registrado en el sistema.

En caso de empate, el sistema efectúa automáticamente un sorteo para establecer el postor que ocupa el primer lugar en el orden de prelación.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.7.

5 Otorgamiento de la buena pro

¿Qué consecuencias genera el incumplimiento de los documentos solicitados en las bases del procedimiento?

Una vez generado el reporte señalado en el numeral anterior, el órgano encargado de las contrataciones o el comité de selección, según corresponda, debe verificar que los postores que han obtenido el primer y el segundo lugar hayan presentado la documentación requerida en las bases. En caso de subsanación, se procederá de conformidad con lo señalado en el artículo 39 del Reglamento y el 7.5 de la Directiva N° 005-2016-OSCE/CD “Procedimiento de Selección de Subasta Inversa Electrónica”, quedando suspendido el otorgamiento de la buena pro.

En caso que la documentación reúna las condiciones requeridas por las bases, el órgano encargado de las contrataciones o el comité de selección, según corresponda, otorga la buena pro al postor que ocupó el primer lugar. En caso que no reúna tales condiciones, procede a descalificarla y revisar las demás ofertas respetando el orden de prelación.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.8.

¿Cuántas ofertas válidas son necesarias para otorgar la buena pro?

Para otorgar la buena pro a la oferta de menor precio que reúna las condiciones exigidas en las bases, el órgano encargado de las contrataciones o el comité de selección, según corresponda, debe verificar la existencia, como mínimo, de dos (2) ofertas válidas, de lo contrario declara desierto el procedimiento de selección.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.8.

¿Qué actuaciones corresponden cuando la oferta de menor precio supera el valor estimado de la convocatoria?

En el supuesto que la oferta de menor precio supere el valor estimado de la convocatoria, para efectos que el órgano encargado de las contrataciones o el comité de selección, según corresponda, otorgue la buena pro debe contar con la disponibilidad presupuestal correspondiente y la aprobación del titular de la entidad, que no puede exceder de cinco (5) días hábiles, contados desde la fecha prevista en el calendario para el otorgamiento de la buena pro, bajo responsabilidad.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.8.

¿Qué contenido debe tener el acta de otorgamiento de la buena pro?

El órgano encargado de las contrataciones o comité de selección, según corresponda, elabora el acta de otorgamiento de la buena pro con el resultado del primer y segundo lugar obtenido por cada ítem, el sustento debido en los casos en que los postores sean descalificados, detallando asimismo las subsanaciones que se hayan presentado. Dicha acta debe ser publicada en el Seace el mismo día de otorgada la buena pro.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.8.

¿Cuándo se produce el consentimiento de la buena pro?

El consentimiento de la buena pro se produce a los cinco (5) días hábiles de la notificación de su otorgamiento en el Seace, sin que los postores hayan ejercido el derecho de interponer el recurso de apelación; salvo que su valor estimado corresponda al de una licitación pública, en cuyo caso se produce a los ocho (8) días hábiles de la notificación de dicho otorgamiento.

El consentimiento del otorgamiento de la buena pro se publica en el Seace al día hábil siguiente de producido.

Directiva Nº 001-2016-OSCE/CD, Bases estándar de subasta inversa electrónica para la contratación de bienes o suministro de bienes, numeral 1.9.

6 Presentación de no estar inhabilitado para contratar con el Estado

¿En qué momento debe el ganador de la buena pro presentar la constancia de no estar inhabilitado?

A partir del día hábil siguiente al registro en el Seace del consentimiento de la buena pro o de que esta haya quedado administrativamente firme, el postor ganador de la buena pro puede solicitar ante el OSCE la expedición de la constancia de no estar inhabilitado o suspendido para contratar con el Estado.

No procede la emisión de constancias cuando el procedimiento de selección se encuentre bloqueado como consecuencia del procesamiento de una acción de supervisión.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, D. Sup. Nº 350-2015-EF, art. 245.