El reglamento interno de trabajo es un documento laboral de suma importancia para el eficiente desarrollo de la relación laboral, por lo que el ordenamiento jurídico ha contemplado consideraciones especiales sobre su aprobación y vigencia. En las siguientes interrogantes se atienden los principales aspectos que los empleadores están llamados a cumplir para la adecuada implementación del mencionado instrumento laboral.

1. Aspectos generales

¿Qué es el Reglamento interno de trabajo?

Es una norma diseñada por los empleadores que contiene las condiciones, obligaciones y beneficios que rigen el desempeño de los colaboradores en el desarrolla de la prestación de servicios.

Principalmente, es un documento emitido unilateralmente por el empleador; sin embargo, puede derivar del ejercicio de la negociación colectiva, por lo que, es viable que contemple la intervención de los trabajadores.

• Artículo 1 del Decreto Supremo N° 039-91-TR

¿Qué empleadores están obligados a contar con un Reglamento interno de trabajo?

Son aquellos empleadores que cuenten con más de cien (100) trabajadores contratados en su unidad productiva, bajo cualquier tipo de contrato de trabajo, sea este a plazo determinado, indeterminado e incluso a tiempo parcial.

Para el cómputo del número mínimo de trabajadores no se exige su formalización mediante su inscripción y declaración en la planilla de trabajadores; aquellos trabajadores que estén vinculados mediante contratos fraudulentos de locación de servicios –o simplemente no sean incorporados en la planilla– también serán considerados para determinar la implementación de forma obligatoria del Reglamento interno de trabajo.

Aquellos empleadores que tengan menos de cien (100) trabajadores podrán implementar de manera voluntaria el reglamento interno de trabajo.

• Artículo 3 del Decreto Supremo Nº 039-91-TR

¿En qué principio se sustenta las disposiciones del Reglamento interno de trabajo?

El Reglamento interno de trabajo es una manifestación del poder de dirección del empleador en el centro de trabajo; no obstante, corresponde implementarse dentro de parámetros de razonabilidad.

El empleador tiene las facultades para normar reglamentariamente las labores de sus colaboradores, y deberá hacerse dentro de criterios de respeto a los derechos sociolaborales. En otras palabras, las disposiciones que contenga el reglamento no pueden contravenir normas imperativas, pudiendo solo regular lo no previsto o mejorar lo previsto por el ordenamiento.

• Artículo 9 del Decreto Supremo N° 003-97-TR

¿El Reglamento interno de trabajo es fuente de Derecho?

El Reglamento interno de trabajo represente una norma laboral y, en consecuencia, fuente de obligaciones y derechos para el empleador y sus trabajadores.

Asimismo, al tener origen en la voluntad de las partes, ocupa un nivel terciario en la jerarquía normativa, por debajo de la subespecie de los convenios colectivos y por encima de la costumbre.

• Artículo 5 del Decreto Supremo N° 039-91-TR

2. Contenido y alcances

¿Qué disposiciones debe contener el Reglamento interno de trabajo?

Deberá contener las principales disposiciones que regulan las relaciones laborales, entre ellas (sin ser restrictivas):

a) Admisión o ingreso de los trabajadores;

b) Las jornadas y horarios de trabajo; tiempo de la alimentación principal;

c) Normas de control de asistencia al trabajo;

d) Normas de permanencia en el puesto conteniendo: permisos, licencias e inasistencias;

e) Modalidad de los descansos semanales;

f) Derechos y obligaciones del empleador;

g) Derechos y obligaciones del trabajador;

h) Normas tendientes al fomento y mantenimiento de la armonía entre trabajadores y empleadores;

i) Medidas disciplinarias;

j) Persona o dependencia encargada de atender los asuntos laborales y la tramitación de los mismos;

k) Normas elementales que se deben observar dentro del desarrollo de la actividad laboral, con la finalidad de cautelar la higiene y seguridad en el trabajo, e indicaciones para evitar accidentes u otros riesgos profesionales, así como las instrucciones respectivas para prestar los primeros auxilios;

l) Las demás disposiciones que se consideren convenientes de acuerdo a la actividad de la empresa.

De manera referencial se puede revisar el cuadro N° 1¹ que detalla el contenido de las disposiciones aludidas.

• Artículo 2 del Decreto Supremo N° 039-91-TR

¿Qué consideraciones especiales debe atender la incorporación de faltas disciplinarias en el Reglamento interno de trabajo?

Al tratarse el Reglamento interno de trabajo de un instrumento normativo que tiene por finalidad, entre otros aspectos, establecer disciplina en el centro de trabajo, con la finalidad de facilitar el desarrollo de los procesos productivos, será posible que contemple las medidas disciplinarias aplicables en el ámbito laboral: llamada de atención verbal o escrita, suspensión sin goce de haber y despido.

De acuerdo con los principios que inspiran la facultad disciplinaria del empleador, las sanciones antes descritas deberán sujetarse estrictamente a criterios de razonabilidad y proporcionalidad, lo que implica que la sanción que se imponga al trabajador por la comisión de una falta deberá ser directamente proporcional a su gravedad, reiteración, antecedentes laborales, entre otros aspectos.

Sumado a lo antes descrito deberá tenerse en cuenta que la tipicidad de las faltas disciplinarias precisan atender las características y/o condiciones mínimas establecidas en la legislación, tal y conforme sucede en las faltas graves causales de despido que han sido detalladas por el ordenamiento laboral.

• Inciso a) del artículo 25 del Decreto Supremo N° 003-97-TR

¿El Reglamento interno de trabajo debe contemplar la prohibición de fumar en el centro de trabajo?

Existe la prohibición de fumar en el interior de los lugares de trabajo y el deber de consignar en el Reglamento interno de trabajo de las entidades públicas o empresas privadas, la prohibición expresa de fumar en todas sus instalaciones, así como los mecanismos internos para denunciar a quienes fumen donde esté prohibido.

• Numeral 12.1 del artículo 12 del Decreto Supremo N° 001-2011-SA

¿Qué alcances tiene el Reglamento interno de trabajo?

El Reglamento interno de trabajo solo tendría alcance en el centro de trabajo u operaciones del empleador. Esta última ubicación comprende a aquellos trabajadores que realizan actividades laborales fuera del centro de trabajo, sea por la naturaleza de sus funciones (por ejemplo: los vendedores) o por el hecho de que son destacados o desplazados al centro de trabajo de un tercero (cliente).

De esa manera, los empleadores que reciben los servicios de empresas de tercerización, mediante el desplazamiento de trabajadores, mal podrían exigir o comunicar directamente a estos últimos el Reglamento interno de trabajo que hayan implementado; ello podría significar un indicio de laboralidad. Lo más acertado sería que la empresa principal (comitente) ponga en conocimiento de la empresa tercerizadora las disposiciones de su Reglamento interno de trabajo, para que sea esta última la que informe a sus colaboradores las exigencias y/o medidas de seguridad que contempla el centro de operaciones a los que son desplazados.

• Artículos 1 y 2 del Decreto Supremo Nº 039-91-TR, Ley Nº 29245 (pássim)

3. Aprobación y modificación

¿Cuál es la formalidad para la aprobación del Reglamento interno de trabajo?

Se establece como obligación para la implementación del Reglamento interno de trabajo que se tramite su aprobación por parte de la Autoridad Administrativa competente.

Para tal efecto, el empleador deberá presentar ante la Autoridad Administrativa de Trabajo, una solicitud, según formato aprobado por el Ministerio de Trabajo, adjuntando tres (3) ejemplares del texto íntegro del Reglamento interno de trabajo que se desea que se apruebe. Dicho procedimiento administrativo es gratuito.

La solicitud de aprobación se adjunta en calidad de formato N° 1.

• Artículo 4 del Decreto Supremo N° 039-91-TR, Procedimiento N° 29 del TUPA del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, aprobado por Decreto Supremo N° 016-2006-TR

¿Cuáles son las formalidades para la modificación del Reglamento interno de trabajo?

Existe la obligación de poner en conocimiento de la Autoridad Administrativa de Trabajo todas aquellas modificaciones que, por determinación del empleador o por requerimiento de la Autoridad Inspectiva de Trabajo, se procedan a incluir en el Reglamento interno de trabajo previamente aprobado.

El trámite para la aprobación de las modificaciones que se incluyan en el Reglamento interno de trabajo se sujeta a las mismas reglas establecidas para el procedimiento de aprobación primigenio, pero con las precisiones respectivas que indiquen que se trata de la aprobación de modificaciones. El procedimiento es de carácter gratuito.

Artículo 4 del Decreto Supremo Nº 039-91-TR, Procedimiento Nº 30 del TUPA del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, aprobado por Decreto Supremo Nº 016-2006-TR

¿La Autoridad Administrativa de Trabajo puede observar la aprobación o modificación del Reglamento interno de trabajo?

Si bien es cierto que la aprobación y modificación del Reglamento interno de trabajo es de carácter automático, es decir, que adquieren validez de forma inmediata a su presentación, ello no impide que la Autoridad Administrativa realice una fiscalización posterior y, en caso de encontrar contravenciones al ordenamiento vigente, pueda solicitar al empleador la subsanación de las observaciones correspondientes.

La finalidad del registro administrativo del Reglamento interno de trabajo es el resguardo por parte de la Autoridad Administrativa de Trabajo de los derechos sociolaborales de los trabajadores.

• Procedimientos N°s 29 y 30 del TUPA del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, aprobado por Decreto Supremo Nº 016-2006-TR.

4. Comunicación y exigibilidad a los trabajadores

¿En qué momento debe comunicar el empleador a sus trabajadores el Reglamento interno de trabajo?

El empleador deberá cumplir con poner en conocimiento del trabajador el contenido de las estipulaciones del Reglamento interno de trabajo previamente aprobado por la Autoridad Administrativa de Trabajo, dentro de los cinco (5) días naturales posteriores al acto de aprobación y/o modificación. Ello deberá cumplirse a través de la entrega de un ejemplar de dicho reglamento, y teniendo la diligencia de guardar constancia del documento donde se acredite la entrega al trabajador (cargo).

Para aquellos trabajadores que ingresen con posterioridad al plazo mencionado en el párrafo anterior, es recomendable que la entrega del Reglamento interno de trabajo sea de forma inmediata.

• Artículo 4 del Decreto Supremo N° 039-91-TR

¿Desde cuándo es exigible a los trabajadores las disposiciones del Reglamento interno de trabajo?

Una vez que el empleador pone en efectivo conocimiento del trabajador el Reglamento interno de trabajo, en virtud de la entrega física del mismo –lo cual se puede materializar por distintos medios físicos, electrónicos, entre otros–, este documento surte absoluta validez en el centro de trabajo o unidad productiva.

En virtud a la eficacia que surge, el empleador queda en la potestad de exigir el cumplimiento efectivo de las disposiciones contenidas en dicho reglamento, así como, exigir al trabajador el cumplimiento de las formalidades para el otorgamiento de los derechos que le asisten, la realización formal de los trámites respectivos que desee realizar al interior de la empresa, y así también, a dar cumplimiento de las obligaciones que del texto del reglamento se desprendan. Todo esto bajo la posibilidad de que ante su inobservancia o incumplimiento, pueda denegar las solicitudes referidas al otorgamiento de derechos o realización de trámites, en el primer caso, o proceder a sancionar, con las gradualidades que el mismo empleador haya establecido, en el segundo caso.

• Artículo 9 del Decreto Supremo N° 003-97-TR

¿De qué forma pueden cuestionar los trabajadores el Reglamento interno de trabajo?

Cuando a los trabajadores se les ha entregado, formalmente, el Reglamento interno de trabajo (o sus modificaciones), estos tienen la posibilidad de accionar judicialmente para impugnar el contenido de dicho documento. Ello, en la medida en que el Reglamento interno de trabajo contenga disposiciones que violen o lesionen derechos legales o convencionales vigentes.

La Nueva Ley procesal del Trabajo señala expresamente la posibilidad de impugnar el reglamento interno de trabajo, proceso que será de exclusiva competencia del juzgado de trabajo del respectivo distrito judicial. Sin embargo, somos de la opinión de que, siendo la Autoridad Administrativa de Trabajo la encargada de verificar la idoneidad y legalidad del contenido del Reglamento interno de trabajo, es dicha entidad a la que le correspondería la denegación en la autorización de uso del reglamento interno presentado. Ello a través de la verificación ex post que realice; ahorrándose al trabajador los costos que la impugnación judicial le irrogue.

• Artículo 5 del Decreto Supremo Nº 039-91-TR, numeral 1, literal f), del artículo 2 de la Ley Nº 29497

5. Sanción de la Autoridad Inspectiva de Trabajo

¿Qué infracciones sanciona la Autoridad Inspectiva de Trabajo con relación al Reglamento interno de trabajo?

Es posible que se generen dos infracciones en materia de relaciones laborales sobre el Reglamento interno de trabajo: i) cuando la empresa obligada a contar con dicho instrumento no cumple con su registro ante la Autoridad Administrativa de Trabajo (sea la aprobación del documento original o sus modificaciones); y, ii) cuando aprobado el Reglamento interno de trabajo por la Autoridad Administrativa no es puesto en conocimiento de los trabajadores.

Ambas califican como infracciones leve en materia de relaciones laborales, siendo pasible el empleador de una sanción económica según las multas vigentes.

• Numerales 23.1 y 23.5 del artículo 23 del Decreto Supremo N° 019-2006-TR

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1 Cfr. OBREGóN SEVILLANO, Tulio. “Manual Laboral”, Primera Edición, Pacífico Editores, Lima, agosto de 2006, p. 109; acorde a lo establecido en el artículo 2 del Decreto Supremo Nº 039-91-TR.

2 Nos referimos a la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, regulada a través de la Ley Nº 29783.