I. INTRODUCCIÓN

Han pasado más de dos años desde la implantación efectiva de la planilla electrónica y, como es sabido, desde un inicio trajo dudas y resquemores a las empresas, convirtiéndose en una nueva fuente de contingencias para estas, debido a que antes de su uso no observaban la normativa laboral y tributaria y a partir de la planilla tenían que hacerlo, o porque en muchos casos el manejo de sus operaciones era mucho más simple e informal en comparación con el grado de detalle solicitado en la planilla electrónica. Sea por el motivo que fuere queda claro que en más de la cabeza de un gerente debe haber rondado este pensamiento: “y ahora con qué otra cosa adicional me está complicando la Sunat”.

Teniendo como marco la situación descrita anteriormente, la Sunat ha empezado a efectuar fiscalizaciones y generar reparos con base en la información señalada en dicho documento electrónico. Reparos que en muchos casos están relacionados con la forma en la que las empresas han estado consignando la información en este documento.

En ese sentido, este artículo no pretende ser un manual o guía de cómo se debe efectuar el llenado o la declaración del PDT Planilla Electrónica, el objetivo que persigue es mostrar algunas prácticas o situaciones que pueden generar contingencias a las empresas y que pueden ser perfectamente evitadas o controladas por estas.

Para lograr dicho propósito, en la primera parte de este artículo se detallarán algunos elementos preliminares de la regulación de las planillas electrónicas, así como su origen, a fin de que el lector pueda tener un mejor entendimiento del tema, en una segunda parte hablaremos de las contingencias y de algunos problemas que puede traer a las empresas una incorrecta administración de la planilla electrónica.

II. ALGUNOS ELEMENTOS PRELIMINARES RELACIONADOS CON LA PLANILLA ELECTRÓNICA

1. El Registro de Trabajadores, Pensionistas y Prestadores de Servicio - RTPS

En principio, la entidad competente en materia laboral es el Ministerio de Trabajo, y por lo mismo es el encargado del control e implementación del modo en que se llevan las planillas de pago del régimen laboral de la actividad privada. Además, también tiene la competencia para solicitar información en materia laboral y supervisar, mediante la inspección del trabajo, el cumplimiento de las normas laborales, estando todas estas funciones establecidas en la Ley Nº 27711, Ley del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.

Así, el Decreto Supremo Nº 001-98-TR establecía la obligación de los empleadores de llevar libro de planillas, siendo necesario que se consigne en dicho documento determinada información relacionada a los trabajadores, el vínculo con su empleador, entre otros, siendo los inspectores de trabajo los encargados de realizar inspecciones a fin de verificar que se esté cumpliendo con la normativa laboral.

No obstante, resultaba claro que la administración de dicha información por parte de este ente estatal no era la más idónea. Así, y a fin de reducir los costos de llevar las planillas en la forma establecida en el Decreto Supremo Nº 001-98-TR, es que mediante el Decreto Supremo Nº 015-2005-TR se crea el Registro de Trabajadores, Pensionistas y Prestadores de Servicio - RTPS.

Además, en esta norma se deja constancia de que se le encarga a la Sunat, mediante la figura del encargo de gestión establecida en el artículo 71 de la Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, que recabe la RTPS, en consideración a su mejor capacidad y tecnología con relación al Ministerio de Trabajo y a que puede garantizar que se mantenga la confidencialidad de dicha información. Como parte de la implementación de esta medida, el Ministerio de Trabajo y la Sunat firmaron un convenio de colaboración interinstitucional previo a la dación de esta norma. Mediante este convenio la Sunat se compromete a encargarse de la recepción de este documento, mediante medios electrónicos, facultándose a la Sunat a la emisión de normas que regulen el modo y condiciones del soporte electrónico del RTPS.

Como se observa, lo que se trató en un primer momento es de mejorar la gestión y control del cumplimiento de normas tanto tributarias como laborales, siendo una de las metas iniciales que este Registro sustituyera a la planilla de pagos y al PDT de remuneraciones, así como al SCTR y a las retenciones del Impuesto a la Renta de cuarta categoría. Esta primera iniciativa sería objeto de una serie de modificaciones como la producida por el Decreto Supremo N° 014-2006-TR, siendo finalmente la Resolución Ministerial Nº 003-2007-TR la que aprobó la información mínima y los formatos que se iban a usar, todo ello considerando que la entrada en vigencia del documento estaba previsto para el 1 de mayo de 2007, aunque se prorrogó para el 1 de setiembre de 2007, finalmente esta norma fue derogada y el RTPS nunca llegó a ser operativo.

2. La planilla electrónica

Como se mencionó en el punto anterior, el RTPS nunca llegó a estar vigente y eso se debió a que el 28 de agosto de 2007 se publicó el Decreto Supremo Nº 018-2007-TR que regulaba disposiciones referentes al uso del documento Planilla Electrónica, es decir, se optó por establecer un nuevo documento.

Al respecto, podemos señalar que todos los aspectos referentes al encargo de gestión y a la recepción del documento por la Sunat son los mismos que estaban presentes en el Decreto Supremo Nº 015-2005-TR, siendo la norma que regula las planillas prácticamente un calco de la que establecía el uso de la RTPS, al punto que se repite la alusión en la parte considerativa de la existencia de un convenio interinstitucional con la Sunat y la motivación consistente en la búsqueda de garantizar la confidencialidad de los datos.

Se debe destacar, que al igual que en el caso de la RTPS, en este documento no se estableció la información que debía consignar el documento electrónico en mención. La Resolución Ministerial Nº 250-2007-TR es la que aprueba la información que debía consignarse en dicho documento, aunque a efectos prácticos es recién con la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007-SUNAT que se aprueba el PDT Planilla Electrónica - Formulario Virtual Nº 0601 e incluso se establece en su parte considerativa que se ha estimado conveniente que a partir de la declaración del periodo enero de 2008, que los conceptos que se declaraban hasta ese momento en el PDT Remuneraciones - Formulario Virtual Nº 600, en el PDT Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo - Formulario Virtual Nº 610 y las Retenciones del Impuesto a la Renta de cuarta categoría declaradas a través del PDT IGV - Renta Mensual, Formulario Virtual Nº 621, se declaren en el PDT Planilla Electrónica - Formulario Virtual Nº 0601.

A efectos de completar el panorama normativo, debemos señalar que, en el año 2008 la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007-SUNAT fue modificada por la Resolución de Superintendencia Nº 125-2008-SUNAT, incluyéndose con esta norma alguna información adicional a consignar en la planilla electrónica. Adicionalmente a lo indicado, debemos mencionar que todos los años, como sucede con otros documentos virtuales de la Sunat, se emiten resoluciones de Superintendencia para aprobar las nuevas versiones de PDT, que incluyen algunas variaciones año a año por temas como la UIT, o algún cambio normativo como sucedió el año pasado en el que se estableció un régimen especial para el caso de las gratificaciones de Fiestas Patrias y de Navidad. Las resoluciones de Superintendencia que aprobaron las nuevas versiones por los motivos ya descritos son las siguientes; las Resoluciones de Superintendencia Nºs 005-2008-SUNAT, 125-2008-SUNAT, 056-2009-SUNAT, 159-2009-SUNAT y 028-2010-SUNAT.

A modo de colofón de este punto, el objetivo del convenio interinstitucional entre la Sunat y el Ministerio no buscaba otra cosa que mejorar la gestión de la información que ambas instituciones manejaban y que era de vital importancia a fin de que ambas cumplieran con su labor fiscalizadora. Consideramos que dicho objetivo final se viene cumpliendo con creces y que ambas instituciones han ganado.

Por un lado, el Ministerio de Trabajo tiene acceso a información a la que antes le era costoso y difícil acceder, muestra de ello se observa en las estadísticas que anualmente publica el Ministerio de Trabajo, en la que constan datos como el nivel de empleabilidad de la población o la cantidad de personal en planilla, siendo el contraste entre los datos publicados el año 2006 y el año 2008 evidente respecto del nivel de información que se maneja en ambos documentos, siendo más extensa y completa la información consignada en el año 2008, cuando ya existía la planilla electrónica, lo que habla de una labor de recolección de información más eficiente en el periodo de administración de la Sunat, lo cual resulta lógico, ya que antes la supervisión y constatación de estos datos la realizaba el inspector laboral, mientras que en el caso de la Sunat y al igual que sucede con los otros formatos que posee, como son las declaraciones juradas anuales y mensuales, quien reporta la información es el contribuyente, en este caso el empleador, cubriendo de este modo un universo de información más amplio.

Por otra parte, la Sunat ha obtenido acceso a información adicional que actualmente ya le está sirviendo para poder fiscalizar a las empresas y que se une a los convenios y a la data que ya maneja complementándola.

3. Información que debe consignar la planilla electrónica

Considerando que ya se ha descrito a grandes rasgos la génesis y parte de los cambios normativos por los que ha tenido que pasar la planilla electrónica, por lo cual podemos enumerar algunos ítems de la información que se debe consignar en esta, para a partir de ello abordar algunos problemas que se han venido presentando y que son fuente de contingencias para la empresa.

Sin ánimo de efectuar un listado de toda la información que se debe consignar en la planilla electrónica, consideramos que dicha información puede agruparse en las siguientes categorías:

• Datos del empleador.

• Datos del trabajador.

• Información relacionada con la labor del trabajador.

• Información referente a los ingresos del trabajador.

• Los tributos y contribuciones a los que están afectos los ingresos del trabajador.

• Los establecimientos de la empresa.

Como es lógico concluir, dentro de cada una de estas categorías existe a su vez una serie de información que el PDT solicita se consigne, así en el caso de los datos del empleador la información va desde el número de RUC, el acogimiento ante el Ministerio de Trabajo, el régimen laboral e incluso el correo electrónico, sucediendo lo mismo para el caso de los empleados. Mientras que dentro de la información relacionada con la labor del trabajador figura información como el tiempo de trabajo del empleado o el plazo de la relación laboral e incluso la fecha de inicio y cese de este. Las categorías referentes a los ingresos del trabajador y los tributos y contribuciones a los que están afectos sus ingresos hablan por sí solos y apuntan a la remuneración que percibe el trabajador, las bonificaciones, gratificaciones ordinarias y extraordinarias, así como si el trabajador está afiliado a la ONP o a la AFP, si corresponde que se asuma el pago del SCRT. Es decir, y como mencionamos en el punto anterior, con el PDT Planilla Electrónica se ha unificado toda la información que antes se consignaba de manera separada a la Sunat o que solo era manejada por el Ministerio de Trabajo. En el siguiente punto hablaremos sobre algunos errores que algunas empresas han estado cometiendo y que son fuente de contingencias, así como de algunas prácticas arraigadas en nuestro mercado laboral las cuales en el esquema actual de la Planilla Electrónica son fácilmente detectables por la Administración Tributaria o del Trabajo.

III. RESPECTO A LAS CONTINGENCIAS QUE PUEDE PRODUCIR LA PLANILLA ELECTRÓNICA

A efectos de ser más didácticos empezaremos por un primer grupo de información que se debe consignar y cuyo cálculo erróneo o equivocado puede traer más de un dolor de cabeza a una empresa.

1. Errores de tipo “sustancial”

Como dijimos, la Planilla Electrónica unifica la información que anteriormente se consignaba en otros PDT como es el caso de las retenciones por concepto de rentas de cuarta y quinta categoría, así como de los ingresos que recibe el trabajador entre los que se pueden encontrar bonos por productividad, gratificaciones ordinarias, el descanso vacacional, la Compensación por Tiempo de Servicios, entre otros.

Respecto de esta información muchas empresas tienen problemas de tipo conceptual, es decir, otorgan una serie de beneficios adicionales a sus trabajadores, pero al momento de declararlos les dan una clasificación que en una fiscalización posterior de la Sunat podría ocasionarles reparos, ya que no se debe olvidar que las sumas pagadas a trabajadores son en buena cuenta un gasto para la empresa y susceptibles de ser deducidos a efectos de la determinación del Impuesto a la Renta de Tercera Categoría de la empresa. Por otra parte, estos pagos representan al mismo tiempo base para calcular las contribuciones de EsSalud y la ONP, sin olvidar que dependiendo del rubro de la empresa se deberán considerar una serie de conceptos adicionales, por ejemplo el caso del sector construcción es el más representativo, ya que se tienen que considerar el Sencico, el Conafovicer e incluso el SCTR, sin olvidar las bonificaciones adicionales que se otorgan a los trabajadores en virtud del régimen laboral especial que tienen.

Así, en ciertos casos los pagos realizados al trabajador pueden ser considerados como no remunerativos y, por lo tanto, excluidos del cálculo a efectos del cálculo del pago a EsSalud, pero al mismo tiempo están afectos al Impuesto a la Renta de Quinta Categoría debiendo ser considerados para el cálculo de la retención que deberá efectuar la empresa en virtud de lo establecido en el artículo 75 de la Ley del Impuesto a la Renta,

No pretendemos desarrollar cada uno de los errores conceptuales en los que puede incurrir una empresa, pero consideramos importante mencionar algunos más comunes. Por ejemplo, en el caso de las gratificaciones extraordinarias, su otorgamiento no debe ser mayor a dos años consecutivos, al menos no por el mismo concepto y al mismo grupo de trabajadores, porque entonces pierde su naturaleza, si se le viene otorgando al trabajador un pago de este tipo reiteradamante y se le consigna como gratificación extraordinaria cuando en realidad debería figurar como remuneración, entonces respecto de este monto el empleador tendría una contingencia.

Los gastos asumidos por concepto de vivienda y traslado de familiares, o similares, que son considerados por la empresa como condición de trabajo, son otro ejemplo, pues puede suceder que en realidad no son un elemento necesario para el desempeño de su función y por ello no son condición de trabajo, representando un mayor ingreso para el trabajador y, por lo tanto, afectos al Impuesto a la Renta de Quinta Categoría.

2. Errores de tipo “formal”

Un segundo tipo de problema es el vinculado con información de tipo “formal”, en este grupo está la información que si bien es cierto no tiene una incidencia directa con los ingresos del trabajador como en el caso anterior, sí pueden producir problemas a las empresas si no son tomadas en cuenta.

Por ejemplo, se cumple lo mencionado con el caso de la fecha de cese del trabajador y el momento en el que se declara que el vínculo ha fenecido, esto sucede muchas veces en empresas del sector minero o construcción en las que por la distancia la información sobre ceses o despidos puede llegar con cierto retraso, y se termine declarando el PDT con información que no corresponde a la realidad. Este error que se puede considerar menor, significa la declaración de datos que no se ajustan a la realidad, conducta que está tipificada como una infracción tributaria según el numeral 4 del artículo 176 del Código Tributario y sancionada con una multa equivalente al 30% de una UIT.

Por otra parte, el cese de la relación laboral del trabajador trae como consecuencia que la empresa tenga que asumir el pago de una serie de conceptos como las gratificaciones o las vacaciones truncas, siendo que dichos pagos generarán retenciones de Impuesto a la Renta de Quinta Categoría y, en algunos casos, de la contribución a EsSalud. Si el cese no se consigna en su debido momento, quiere decir que tampoco se pagaron ni efectuaron las retenciones mencionadas, conducta tipificada como infracción por el numeral 1 del artículo 178 del Código Tributario, consistente en declarar cifras o datos falsos y no incluir en las declaraciones circunstancias que influyan en la determinación de la obligación tributaria, siendo la sanción equivalente al 50% del tributo, además también se incurriría en la infracción contenida en el numeral 4 del artículo 178 del Código Tributario por no pagar dentro de los plazos establecidos los tributos retenidos, que también está sancionada con el 50% del tributo omitido. Siendo también aplicables las sanciones señaladas para el caso de EsSalud.

3. Errores de tipo “operativo”

Un tercer tipo de problemas de algunas empresas es respecto al manejo operativo de sus operaciones, lo cual sucede cuando los pagos de la empresa no son de periodicidad mensual sino semanal o quincenal, o cuando se incluyen pagos de gratificaciones o bonificaciones de manera prorrateada, por citar solo dos casos. Este tipo de prácticas también puede representar un problema a nivel operativo con relación al momento en el que se presenta el PDT y los conceptos o días que se están incluyendo en este, los cuales de estar consignados erróneamente pueden significar que se ha incurrido en infracciones como las mencionadas en el punto anterior con las consecuentes sanciones.

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IV. SUGERENCIAS

A fin de poder enfrentar las contingencias señaladas, consideramos que podrían ser de utilidad las siguientes sugerencias.

1. Respecto a los errores de tipo conceptual, es necesario que la empresa tenga claro los conceptos que va a pagar al trabajador antes de efectuarlos; asimismo, debe de ser consciente de las consecuencias e implicancias de esos conceptos; en pocas palabras, debe efectuar una planificación antes de tomar la decisión de otorgar una gratificación o cualquier otra bonificación. En dicho análisis será necesario que considere no solo el impacto respecto del Impuesto a la Renta sino también con relación a las contribuciones de EsSalud y la ONP, así como el Sencico o Conafovicer de ser el caso.

2. Con relación a los temas de índole formal, resulta imprescindible que las empresas puedan ajustar sus procedimientos a lo establecido por la norma, por ejemplo en el caso de los despidos o cese de personal, si el tema se torna complicado por la distancia o debido a que existe deficiencia en la comunicación entre las distintas áreas de le empresa, se puede implementar como política que todo cese de personal se haga efectivo al primer día del mes, de tal modo que se cuenta con prácticamente mes y medio para poder comunicar de este hecho al área contable o administrativa encargada de la Declaración en la Planilla Electrónica. Si bien es cierto que ello puede significar un sobrecosto para la empresa, pues puede terminar asumiendo uno o dos días adicionales al cese del trabajador si se desea efectuar a fin de mes, lo cual también tendrá incidencia en el cálculo de los beneficios sociales que le deberían corresponder, consideramos que dicho costo es mínimo respecto a las sanciones a las que puede hacerse acreedora la empresa.

3. En el supuesto de la periodicidad de pagos, la idea es similar a lo vertido en los otros casos, considerar los cronogramas para presentar el PDT e incluir toda la información correspondiente al periodo que se está declarando, pese a que los pagos no coincidan necesariamente con el fin del mes, en ese caso la emisión de boletas para sustentar los días faltantes, en el caso por ejemplo de remuneraciones semanales, es una práctica que puede ser de utilidad. Como ya se señaló, la idea es que se consideren los plazos y la información a consignar en el PDT Planilla Electrónica a fin de ajustar los procesos de las empresas a dichos requerimientos lo cual no debe representar que nos volvamos esclavos de la normativa tributaria, aunque es innegable la importancia de considerarla para evitar una serie de sanciones.

Finalmente, y un tema no considerado en la descripción de las contingencias que puede afrontar una empresa, es el referente a aquellos supuestos como los empleados que perciben ingresos por cuarta categoría cuando en realidad es manifiesto el vínculo es laboral y que al ser una labor prestada en dependencia lo que debería corresponder es que dichas rentas sean consideradas como Rentas de Quinta Categoría, o que el trabajador está laborando bajo determinado contrato sujeto a modalidad cuando en realidad la relación es a plazo indeterminado.

Este tipo de casos más que errores, equívocos o problemas con el manejo de las planillas, obedecen a una decisión de las empresas por valerse de artificios legales a fin de reducir los sobrecostos que implicaría estructurar la operación de otra manera. Si bien es cierto que en estos casos, por lo general, la empresa asume los riesgos de dichas prácticas que son generalizadas en nuestro medio, y que dar alguna recomendación resultaría incluso ocioso, consideramos que sí es válida la advertencia de que con el esquema que maneja la planilla electrónica en la actualidad, es mucho más fácil que se detecten este tipo de situaciones sea por la Administración Tributaria, con interés en el tema por las retenciones, la deducibilidad del gasto y por las contribuciones; como por la Autoridad de Trabajo que tutela los derechos de los trabajadores y el respeto de las normas laborales.