PERÚ COMPRAS surge como una alternativa necesaria para homologar las adquisiciones en el Estado. ¿Se viene alcanzando este objetivo?

La homologación es una facultad de los ministerios; PERÚ COMPRAS hace un acompañamiento donde la parte crucial son las Mesas de Discusión Pública (finalista en las BPG 2019 en la categoría consulta y participación ciudadana), donde la academia, los principales compradores y vendedores, gremios y sociedad civil opinan sobre los contenidos técnicos de los proyectos de fichas de homologación. Además, PERÚ COMPRAS debe opinar favorablemente antes de la aprobación de las fichas homologadas por el ministerio correspondiente.

Al día de hoy se ha logrado aprobar 109 fichas de homologación que contienen, entre otros, alimentos fortificados (MINSA), aulas prefabricadas (MINEDU), alumbrado público (MINEM), requisitos para equipos claves y criterios de evaluación para obras por tipos (MVCS), etc.

Dentro de la estrategia global de PERÚ COMPRAS, para la homologación se han detectado una serie de ítems que se han dividido en listados enviados a los ministerios, con base en los cuales han aprobado sus planes de homologación. Actualmente, venimos trabajando en 338 nuevas homologaciones.

Por los resultados que vemos, los sistemas que administra PERÚ COMPRAS generan más confianza. ¿Cómo vienen logrando más competitividad que en los métodos tradicionales?

PERÚ COMPRAS administra la plataforma de Catálogos Electrónicos de Acuerdos Marco, que forma parte del Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado (SEACE). Lo que buscamos es reducir el esfuerzo del comprador y darle herramientas.

Los momentos en la compra donde existe alto riesgo de corrupción son dos: cuando se elige el producto (pues al elaborar especificaciones técnicas o términos de referencia existe el riesgo de contrataciones dirigidas) y cuando se elige al proveedor (pues existe el riesgo de favorecimientos indebidos).

La plataforma de PERÚ COMPRAS aumenta el ahorro debido al aumento de participación (al cierre del 2019, el promedio de ofertas por compra fue de 70, número que debe ir bajando con el tiempo, al entrar a mercados menos competitivos, frente a las 2,7 ofertas promedio en una licitación o concurso).

En ese sentido, eliminamos o mitigamos el riesgo de corrupción en el primer momento con herramientas de estandarización (fichas homologadas y fichas para subasta inversa) y en el segundo momento con herramientas de compra electrónica (aplicativos de subasta inversa electrónica y catálogos electrónicos).

¿Ataja la corrupción la subasta inversa electrónica? ¿Por qué?

Porque el comprador queda sin poder. Ningún comprador tiene injerencia sobre las especificaciones de las fichas técnicas que elabora PERÚ COMPRAS y, por tanto, el riesgo de compras dirigidas se vuelve cero y ningún comprador tiene control sobre quién gana una vez iniciada la puja.

Como dato adicional, en los catálogos electrónicos se ha implementado la modalidad de Gran Compra (para compras mayores a 100 mil soles o por elección del comprador para montos menores), donde el aplicativo elije al proveedor y, por tanto, también se vuelve cero el riesgo de corrupción.

¿Por qué no hemos avanzado más con los convenios marco? ¿Los sectores no ayudan?

No es que no se haya avanzado, recibimos once catálogos electrónicos del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) y hoy tenemos 26. Tenemos que estar muy seguros del modelo de negocio y las reglas de juego que se van a incorporar, que dependen del mercado. Si simplemente colocamos una plataforma transaccional, se ofrecerían productos de todo costo y toda calidad, y el Estado debe adquirir bienes y servicios de una calidad mínima que satisfagan las necesidades del ciudadano. Si bien para rubros no relevantes como los útiles de escritorio, la estrategia es colocar en vitrina todo lo que ofrece el mercado, al desarrollar catálogos electrónicos relacionados a la salud la estrategia es distinta, debemos asegurar la calidad de los productos.

Se ha publicitado que PERÚ COMPRAS ha ahorrado en compras más de S/ 800 millones en el 2019, siendo que el ahorro acumulado desde abril del 2016 asciende a casi S/ 1,9 millones. ¿Cómo se ha llegado a estos resultados?

Al cierre del primer semestre de 2020 hemos superado los 2 mil millones de soles. Para el cálculo del ahorro tomamos en general los valores referenciales de cada contratación y se contrastan con los valores adjudicados, salvo en los catálogos electrónicos, donde al no tener un valor referencial y tener la base de datos estructurada, calculamos el promedio de ofertas versus el valor contratado por cada compra en el momento mismo en que se produce. Cabe señalar que, por regla de operación, los proveedores pueden bajar sus precios, pero no subirlos. En otros países se calcula con base en el precio de entrada a la herramienta o con base en el presupuesto (que es un cálculo más sencillo); si lo hiciéramos así, el ahorro mostrado sería mucho mayor, pero irreal. Además, se hace un cálculo del ahorro de los recursos utilizados, dado que en lugar de involucrar varias personas en un procedimiento clásico, solo se requiere una persona para un procedimiento electrónico.

¿Cómo han beneficiados las compras corporativas a las entidades en cuanto ahorro de tiempo y recursos?

Las compras corporativas son una estrategia, no una herramienta. Una compra corporativa se puede ejecutar desde cualquier herramienta: por procedimiento clásico, por subasta inversa electrónica o por catálogo electrónico. El mejor ejemplo son las compras corporativas de medicamentos por subasta inversa electrónica que hace el CENARES, del Ministerio de Salud; si bien existen aspectos de mejora (sobre todo, en los tiempos), el resultado en cuanto al uso de recursos públicos es sumamente satisfactorio.

Un tema importante en una compra corporativa es que no todas las entidades participantes piden igual, es decir, debe haber un proceso previo de homogeneización de los requerimientos de los participantes para tener un único requerimiento. Este proceso es uno de los principales elementos que desincentivan la ejecución de más compras corporativas; es por ello que sostenemos, dentro de la estrategia de PERÚ COMPRAS, que se tiene mayores probabilidades de éxito cuando se estandariza antes

Notamos que existen algunos inconvenientes de compras de suministros típicos en el Estado como el cemento para las obras de administración directa (gobiernos subnacionales), pues pese a que ya disponemos de la ficha técnica integrada al Listado de Bienes y Servicios Comunes se sigue comprando por fuera utilizando los mecanismos tradicionales. ¿Qué se está haciendo sobre el particular?

El caso del cemento es un caso muy particular. Si bien existen fichas técnicas de cemento, resulta que el cemento IP, que es el de mayor uso, tiene un gran impedimento para una adecuada agregación de demanda porque, dependiendo de la humedad del lugar en que se va a utilizar, el contenido de puzolana varía, es decir, el cemento IP que se compra en Piura difiere del que se compra en Lima y del que se compra en Puno.

Respecto a que algunas entidades han salido del Listado de Bienes y Servicios Comunes para no utilizar la ficha técnica (de uso obligatorio independientemente del régimen de contratación que se utilice), se hace un trabajo conjunto con el OSCE, dado que si bien el SEACE no permite continuar si se toma un código CUBSO que tenga ficha técnica, PERÚ COMPRAS, a través de la Dirección de Estandarización y Sistematización, monitorea y coordina con la Dirección de Riesgos del OSCE, proporcionando los casos en que no se hubiera utilizado la ficha técnica, para la supervisión correspondiente.

¿Cuánto ha avanzado PERÚ COMPRAS durante su gestión con las distintas aplicaciones y funcionalidades implementadas?

El aplicativo que administra PERÚ COMPRAS es el de catálogos electrónicos. Lo primero es que relanzamos el aplicativo de Catálogos Electrónicos en el 2017, con nuevas funcionalidades como la creación de proformas (que reducen la anulación de compras registradas, ahora se rechazan las proformas en lugar de las órdenes de compra), el procedimiento de gran compra (que hace que el descuento por volumen de compra sea obligatorio), la utilización de varias fichas producto para lanzar una compra (que promueve la competencia multimarca), entre los más importantes cambios. Este año hemos relanzado el aplicativo con una estructura más intuitiva, que permite ser usado sin necesidad de leer el manual; sin embargo, quienes lo leen pueden aprovechar mejor su capacidad de uso. Además, se han lanzado modalidades nuevas, como compras por ítem-paquete y compras multientregas.

Dentro del aplicativo se ha puesto en operación el indicador semáforo que mide el comportamiento de pagos de las entidades y el comportamiento de entregas de los proveedores, la implementación de Blockchain (que inmuta las ofertas y contratos alrededor de cada compra garantizando mayor transparencia; cabe señalar que en compra pública el Perú es el primer país en aplicar esta tecnología).

Además, se ha logrado la interoperatividad con el SEACE, el SIAF y el SIGA; se ha colocado un notificador electrónico (que permite resolver electrónicamente los contratos que surgen de la herramienta); y un cotizador electrónico, que permite reducir el tiempo de actuaciones preparatorias de 68 días a 1.

¿Cómo es la relación de los Órganos Encargados de las Contrataciones (OEC) con PERÚ COMPRAS para establecer los procesos de compra?

PERÚ COMPRAS pone a disposición de las entidades herramientas que faciliten y optimicen la contratación. Para relacionarnos con los OEC damos asistencia técnica multinivel y multicanal a través de un call center, WhatsApp, correo electrónico y el chatbot “Marco”. Los niveles de satisfacción en los estudios que realizamos, y que incluyen preguntas respecto a la asistencia técnica que brindamos, aumenta cada año.

¿Cuál ha sido el papel de PERÚ COMPRAS durante la pandemia?

Aparte de mantener los servicios de manera ininterrumpida hemos desarrollado fichas técnicas para los 17 medicamentos para mitigar los efectos de la COVID-19 contenidos en la Resolución Ministerial N° 315-2020/MINSA. Hemos lanzado el Catálogo Electrónico de Salud Ocupacional y hemos tenido a cargo las compras de diagnóstico de COVID-19 a solicitud y a favor del Instituto Nacional de Salud, donde hemos logrado los mejores precios de la región y de muchas partes del mundo, además de atender el 100 % de los requerimientos a la fecha. Cabe señalar que las cantidades de pruebas contenidas en los informes técnicos del Ministerio de Salud se han contratado y entregado.

¿Hay posibilidad que PERÚ COMPRAS participe en procesos para obras públicas o procesos más complejos como las compras de patrulleros u otros productos siempre difíciles como los que realiza el Ministerio del Interior?

Si bien la normativa de contrataciones no lo impide, las herramientas que manejamos están orientadas a la contratación de bienes y servicios. En cuanto a obras, no tendríamos en este momento la capacidad para hacerlo, pues tendríamos que crear una nueva dirección de línea que tenga especialistas en estas labores.

Sin embargo, en el tema de patrulleros y otros productos “difíciles” se viene trabajando con el Ministerio del Interior (y con otros once ministerios) para lograr la homologación de estos productos y mejorar las compras. Cito como ejemplo la compra de aulas prefabricadas tipo costa, homologadas por el Ministerio de Educación a través de PRONIED, donde, al comparar las compras sin ficha, se redujo el tiempo desde la convocatoria hasta la presentación de ofertas de 81 días promedio a 9, aumentó la participación de 1 o 2 ofertas por compra a 3, 4 o 5 ofertas, con lo cual se ha obtenido ahorros importantes.

¿Cómo se garantiza el fiel cumplimiento de los proveedores en los procesos que gestiona PERÚ COMPRAS?

En el régimen general se solicitan garantías y en caso de incumplimiento el OSCE puede determinar la inhabilitación temporal o definitiva del proveedor. En los catálogos electrónicos, además de la ejecución de la garantía y la inhabilitación, PERÚ COMPRAS procede con la exclusión del proveedor del catálogo electrónico, habiendo situaciones que ameritan la exclusión de todo el sistema (incumplimiento de la cláusula de integridad, por ejemplo).

Además, para evitar retrasos de entregas hemos puesto en marcha el indicador semáforo que mide el comportamiento de entregas de los proveedores, de modo que sus cotizaciones tienen un color determinado; si este no es verde, la entidad puede rechazar la oferta. La idea es que los proveedores sinceren sus plazos de entrega para mejorar el cumplimiento. Cabe señalar que existen algunos proveedores que colocan plazos de entrega que no pueden cumplir para orientar la elección de la entidad en las compras ordinarias (cabe recordar que en la gran compra el aplicativo elije el proveedor).

¿Cómo gestionan los procesos en el ámbito nacional? Por ejemplo: ¿qué deben hacer los OEC de la región Amazonas para utilizar los procesos y garantizar que los productos lleguen a sus provincias?

El uso de las herramientas de PERÚ COMPRAS es obligatorio a nivel nacional y en los tres niveles de gobierno. Tanto las fichas estandarizadas como el aplicativo de catálogos electrónicos están disponibles para la mayoría de las entidades a nivel nacional (salvo algunas zonas que no tienen electricidad o internet). Respecto a los catálogos electrónicos, si bien se registran retrasos que deberían disminuir con el indicador semáforo, el grado de incumplimiento registrado es inferior al 4 %, cuando en los procedimientos clásicos es mucho mayor.

¿Qué ocurre si PERÚ COMPRAS detecta alguna irregularidad o incumplimiento de algún proveedor? ¿Hay proveedores sancionados?

Esta pregunta se circunscribe a los catálogos electrónicos. En principio, PERÚ COMPRAS no tiene facultad sancionadora, es por ello que tenemos cuatro socios estratégicos para este tema.

1. La Contraloría General de la República, a la cual se le informa periódicamente de los tres casos que levantan banderas rojas, donde podría existir corrupción o faltas administrativas; 2. el OSCE, al cual se reporta cuando las entidades no hacen uso de la herramienta u otros incumplimientos que son materia de supervisión; 3. al INDECOPI, cuando se detectan prácticas anticompetitivas, falsificaciones o adulteraciones; 4. y la UIF de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, con quienes hemos puesto una serie de banderas rojas dentro de nuestros procedimientos, que podrían ser indicativos de delitos financieros.

¿Cómo viene articulando y coordinando con el OSCE? ¿Qué propuestas de cambios se requiere con urgencia? ¿Se viene alguna reforma?

Tenemos muchos frentes de trabajo y los equipos de OSCE y PERÚ COMPRAS coordinan de manera periódica: se coordina el desarrollo de códigos CUBSO para nuestros productos, hemos realizado capacitaciones conjuntas dado que nuestras funciones son complementarias, se comparte información, se comparten buenas prácticas para ser replicadas, se coordinan aspectos de la subasta inversa que es una herramienta compartida entre ambas entidades, e incluso estamos haciendo estudios de manera conjunta.

¿Qué desafíos tiene PERÚ COMPRAS para los próximos dos años?

Nuestra estrategia tiene una visión a largo plazo que se basa en evidencia. Somos de las pocas entidades que tiene definido el trabajo para los próximos cincuenta años. Sí pensamos qué debería pasar en dos años: deberíamos lanzar la nueva plataforma y desarrollar aplicativos electrónicos para la contratación de servicios, de esta manera podemos crecer significativamente en el cierre de la brecha inicial (lograr que el Estado compre el 50 % de bienes y servicios utilizando nuestras herramientas); empezamos en 7,0 %, al cierre del año pasado llegamos al 15,6 % y al cierre de julio de este año estamos en 17,7 %.

En cuanto a algunos resultados más específicos, esperamos haber certificado el ISO 27001 y el ISO 12207 (este año certificamos el ISO 37001), deberíamos tener un buscador de productos basado en inteligencia artificial, un chatbot inteligente con machine learning, el desarrollo de modelos predictivos, implementar un módulo gestor de fichas estandarizadas y, por supuesto, más fichas de subasta inversa, más fichas de homologación y más catálogos electrónicos.

Código CUBSO

Es el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras (CUBSO), una herramienta de uso obligatorio basada en un estándar de categorización internacional en la que sistemáticamente se clasifican e identifican mediante una codificación a los bienes, servicios en general, consultorías y obras susceptibles a ser requeridas por las entidades, permitiendo disponer de información homogénea y ordenada para la contratación pública. Cuenta con cinco niveles: Segmento, Familia, Clase, Commodity e ítem.