El notario es el profesional del Derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes.

Según la Ley del Notariado, un notario cesa por muerte, renuncia desde su aceptación, destitución impuesta conforme al artículo 154, haber sido condenado por delito doloso, entre otras causales. Esto se encuentra regulado en el artículo 21 de dicho cuerpo normativo.

Ahora bien, como es sabido, la participación del notario es necesaria en una serie de trámites en materia registral. Sin embargo, ¿qué ocurre cuando un notario cesa sus actividades?; ¿qué ocurre con sus escrituras públicas?; ¿cuál es la formalidad para la presentación de un instrumento público notarial otorgado ante un notario que se encuentra cesado?

Estas y otras preguntas serán respondidas en la presente sección en donde se presentarán los pronunciamientos más importantes del Tribunal Registral respecto a este tema.

1. ¿A quién corresponde expedir el testimonio de escrituras públicas de un notario que se encuentra actualmente cesado?

Considerando ello, a efectos del ingreso de un parte notarial, este debe cumplir con los requisitos indicados en la vigente Ley del Notariado (constituye una excepción prevista en la Resolución N° 169-2023-SUNARP-SN publicada en el diario oficial El Peruano, con fecha 20/10/20234), esto es, que la expedición y autorización de presentación del parte notarial al registro sea realizada por el notario encargado que designe el Colegio de Notarios del Callao.

Artículo 21-A.- Procedimiento en caso de cese

En el caso de los literales a), b), c) y d) del artículo 21, el colegio de notarios comunicará que ha operado la causal de cese al Consejo del Notariado, para la expedición de la resolución ministerial de cancelación de título.

En el caso de los literales e), f), g), h) e i) el cese se produce desde el momento en que quede firme la resolución. Para el caso del literal j) el cese surte efectos desde el día siguiente a la publicación de la resolución legislativa en el diario oficial El Peruano. En caso de cese de un notario en ejercicio, el Colegio de Notarios en el plazo de treinta (30) días, se encargará del cierre de sus registros, de solicitar la cancelación del título, de nombrar al notario administrador del acervo y de comunicar al Consejo del Notariado. (…) Asimismo, luego de transcurridos dos (02) años del cese, el colegio de notarios entregará al Archivo General de la Nación el acervo documentario del notario cesado.

Artículo 89.- Designación de Notario para la Autorización de Traslados. Cuando el colegio de notarios esté encargado del archivo designará a un notario autorice los traslados a que se refieren los artículos que preceden.

Artículo 2.- Excepciones a la presentación obligatoria por el SID Sunarp. Precisar que la referencia a los partes y solicitudes notariales señalados en el artículo 1 de la presente resolución, alcanza únicamente a los extendidos por notarios en el territorio nacional. En consecuencia, se encuentran excluidos de los alcances de la presente resolución:

- Los traslados instrumentales del acervo documentario del notario cesado, cuyo protocolo notarial se encuentra bajo la administración de los Colegios de Notarios.

Resolución N° 2655-2024-SUNARP-TR

2. ¿Es obstáculo para la inmatriculación de un predio que el Colegio de Notarios correspondiente señale que en el protocolo notarial de un notario cesado no existe la escritura pública consultada por estar incompleto?

12. Finalmente, respecto a lo señalado por el impugnante en su recurso de apelación en el sentido que su rogatoria resulta procedente en mérito a las Resoluciones N° 1546-2021-SUNARP-TR del 31.08.2021 y N° 228-2022-SUNARP-TR del 21.01.2022, en las que esta instancia resuelve sobre que, en las actuaciones notariales anteriores al cese del notario, son admisibles los instrumentos públicos y actuaciones notariales efectuados o expedidos con anterioridad a su cese; es de indicarle que el pronunciamiento de este Tribunal en las citadas resoluciones ha sido así; no obstante, dicho criterio se emitió en dos casos en los que la primera instancia cuestionó hechos diferentes; y no como en el presente caso, en el cual se objeta la autenticidad del parte notarial presentado; por lo que se desestima su argumento.

El título cuenta con prórroga para resolver concedida mediante Resolución N° 320-2022-SUNARP-TR-PT de fecha 19.12.2022 expedida por el Presidente del Tribunal Registral.

Con la intervención de los vocales suplentes Jorge Luis Almenara Sandoval y Rocío Zulema Peña Fuentes, autorizados mediante las resoluciones N° 170-2022-SUNARP/SN del 21/12/2022 y N° 323-2022-SUNARP/PT del 22/12/2022, respectivamente.

Resolución N° 078-2023-SUNARP-TR

3. ¿Cuál es la formalidad para la presentación de un instrumento público notarial otorgado ante un notario que se encuentra cesado?

Asimismo, dentro de las atribuciones y obligaciones que corresponden al Colegio de Notarios, se encuentra la de disponer la administración de los archivos del notario cesado, encargándose del oficio y cierre de sus registros, de conformidad con el literal p) del artículo 130 del Decreto Legislativo N° 1049, modificado por el Decreto Legislativo N° 1232.

En el mismo sentido, el artículo 89 del Decreto Legislativo N° 1049 señala que, si el Colegio de Notarios está encargado del archivo de un notario cesado, designará a un notario para que autorice los traslados notariales. De lo expuesto resulta claro que producido el cese de un notario el archivo de este se encontrará a cargo del Colegio de Notarios, cuya entidad designará al notario que se encargue de la administración de dicho archivo y este a su vez, expedirá los traslados y culminará con la autorización de los instrumentos inconclusos.

3. Además, el artículo 63 de la citada norma dispone que, transcurridos dos años de ocurrido el cese del notario, los archivos notariales serán transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos departamentales, de conformidad con el artículo 5 del Decreto Ley N° 19414 y el artículo 9 de su Reglamento. Para este supuesto, solo bastará que el presentante se encuentre acreditado como tal en el testimonio expedido por el Archivo General de la Nación o por el archivo departamental, no siendo exigible por las instancias registrales que el presentante se encuentre autorizado en el módulo de notarios, ya que dicho sistema es de uso exclusivo para los notarios.

4. Con relación a la presentación de traslados instrumentales expedidos por el Archivo General de la Nación o Archivos Departamentales, en el LXII Pleno del Tribunal Registral, realizado los días 5 y 6 de agosto de 2010, se aprobó el siguiente precedente de observancia obligatoria: Testimonio emitido por el Archivo General de la Nación

Es admisible la presentación de testimonios de escrituras públicas expedidos por el Archivo General de la Nación, siempre que se haya identificado a la persona que tramitará la presentación del título n principio, cabe reconocer que no está permitida la presentación de testimonios en sede registral, sino de partes notariales; sin embargo, atendiendo a que el Archivo General de la Nación y los archivos regionales expiden testimonios y, que estos comparten la misma esencia con los partes, pues ambos son traslados íntegros del instrumento público, pueden ser ingresados por las personas que en estos testimonios se autorice para su acceso al Registro.

Asimismo, es importante destacar que por aplicación del artículo 9 del Reglamento General de los Registros Públicos, las inscripciones se extienden, entre otros, conforme a la copia certificada por funcionario que conserve en su poder la matriz. En buena cuenta, será relevante verificar si en el traslado en cuestión se consignan los datos de la matriz de la que procede el instrumento público, así como la autorización a favor del presentante para su ingreso ante Sunarp.

5. Bajo dicho contexto, mediante Resolución Ministerial N° 0082-2011-JUS del 08/04/2011 publicada el 13/04/2011 en el diario oficial El Peruano, puede verse que el notario Elard Wilfredo Vilca Monteagudo cesó en su cargo por renuncia al título de notario público del distrito, provincia y departamento de Puno, debido a que fue nombrado notario público de Lima. Por lo que, a la fecha su acervo documentario ha sido transferido al Archivo Regional de Puno.

En esa línea, se ha adjuntado el testimonio expedido por el Archivo Regional de Puno de la escritura pública del 15/04/2011, extendida ante el ex notario de Puno Elard Wilfredo Vilca Monteagudo, en el cual se ha consignado los datos de identificación del presentante del título sub materia, sin requerirse que se encuentre autorizada en el módulo de notarios, ya que dicho sistema es de uso exclusivo para los notarios.

Por las razones indicadas, corresponde revocar la denegatoria de inscripción formulada por la primera instancia, con la precisión efectuada en el párrafo que antecede.

Resolución N° 2704-2023-SUNARP-TR

4. Los instrumentos públicos y actuaciones notariales efectuados o expedidos por el notario después de emitida la resolución del Colegio de Notarios en el sentido de cerrar su registro notarial y nombrar notario administrador, conforme el artículo 21-A del Decreto Legislativo N° 1049, no dan mérito a inscripción.

Debe resaltarse que, conforme a la norma arriba transcrita, una vez condenado el notario mediante sentencia firme por delito doloso, el Colegio de Notarios comunicará al Consejo del Notariado “que ha operado la causal de cese” para la emisión de la resolución ministerial de cancelación del título del notario. En ese sentido, si bien después de emitida la resolución de cese por el Colegio de Notarios –al cual pertenece el notario cesado– queda por gestionarse la resolución ministerial de cancelación de título, a que hace referencia el primer párrafo del artículo 21-A del Decreto Legislativo N° 1049, esto no significa que la causal de cese del notario no ha operado antes de la emisión de la resolución ministerial de cancelación del título del notario.

7. Por tales fundamentos y línea de razonamiento, en el CCXXXVI Pleno del Tribunal Registral, celebrado el 26 de enero del año 2021, se aprobó como precedente de observancia obligatoria el siguiente criterio:

INSTRUMENTOS EMITIDOS POR NOTARIO CESADO

Los instrumentos públicos y actuaciones notariales efectuados o expedidos por el notario después de emitida la resolución del Colegio de Notarios conforme al artículo 21-A del D. Leg. N° 1049, no dan mérito a inscripción.

Criterio sustentado en la Resolución N° 193-2021-SUNARP-TR-L del 29/1/2021. El citado precedente de observancia obligatoria fue precisado en el CCLXIV Pleno del Tribunal Registral, celebrado el 14 de julio del año 2022, aprobando el siguiente criterio:

PRECISIÓN DEL PRECEDENTE DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA INSTRUMENTOS EMITIDOS POR NOTARIO CESADO

Los instrumentos públicos y actuaciones notariales efectuados o expedidos por el notario después de emitida la resolución del Colegio de Notarios en el sentido de cerrar su registro notarial y nombrar notario administrador, conforme el artículo 21-A del D. Leg. N° 1049, no dan mérito a inscripción

De lo señalado, se puede advertir que los instrumentos públicos y actuaciones notariales efectuados una vez que se haya expedido la respectiva resolución por el Colegio de Notarios, conforme el artículo 21-A del Decreto Legislativo N° 1049, en el sentido de cerrar su registro notarial y nombrar notario administrador, no darán mérito a inscripción en la Sunarp.

Resolución N° 4505-2022-SUNARP-TR

5. ¿Cuál es la formalidad para la presentación de un instrumento público notarial otorgado ante un notario que se encuentra actualmente cesado?

9. Al respecto, debe tenerse en cuenta que, de conformidad con el artículo 21-A6 del Decreto Legislativo N° 1049, existe un procedimiento a seguir en caso de cese del notario:

“Artículo 21-A.- Procedimiento en caso de cese

En el caso de los literales a)7, b), c) y d) del artículo 21, el colegio de notarios comunicará que ha operado la causal de cese al Consejo del Notariado, para la expedición de la resolución ministerial de cancelación de título.

En el caso de los literales e), f) g), h) e i) el cese se produce desde el momento en que quede firme la resolución. Para el caso del literal j) el cese surte efectos desde el día siguiente a la publicación de la resolución legislativa en el diario oficial El Peruano. En caso de cese de un notario en ejercicio, el Colegio de Notarios en el plazo de treinta (30) días, se encargará del cierre de sus registros, de solicitar la cancelación del título, de nombrar al notario administrador del acervo y de comunicar al Consejo del Notariado. Para ello, se asienta a continuación del último instrumento público de cada registro, un acta suscrita por el Decano del colegio de notarios donde pertenezca el notario cesado.

En caso de incumplimiento, el Consejo del Notariado requerirá al Colegio de Notarios para que en el plazo de treinta (30) días cumpla con lo dispuesto en el párrafo precedente, luego de los cuales asumirá funciones el Consejo del Notariado, bajo responsabilidad de la Junta Directiva del Colegio de Notarios. Asimismo, luego de transcurridos dos (02) años del cese, el Colegio de Notarios entregará al Archivo General de la Nación el acervo documentario del notario cesado”.

Conforme el dispositivo citado, en caso de cese de un notario en ejercicio, el Colegio de Notarios en el plazo de treinta (30) días se encargará del cierre de sus registros, de solicitar la cancelación del título, de nombrar al notario administrador del acervo y de comunicar al Consejo del Notariado. Para ello, se asienta a continuación del último instrumento público de cada registro, un acta suscrita por el decano del Colegio de Notarios donde pertenezca el notario cesado.

Resolución N° 3942-2022-SUNARP-TR

6. Cuando la administración del archivo del notario cesado ante quien se otorgó la escritura pública que contiene el acto a inscribir le corresponde al Colegio de Notarios se está en el supuesto de excepción previsto a la presentación obligatoria de títulos a través del Sistema de Intermediación Digital.

9. Una vez producido el cese el archivo del notario cesado debe encontrarse a cargo del Colegio de Notarios que corresponda, ya que conforme al literal p) del artículo 130 del Decreto Legislativo N° 1049, es atribución del Colegio de Notarios, disponer la administración de los archivos del notario cesado, encargándose del oficio y cierre de sus registros.

Siendo ello así, resulta congruente que dicha entidad determine y/o designe el notario encargado de culminar con los otorgamientos de instrumentos del oficio del notario cesado, más aún si conforme al artículo 21-A del Decreto Legislativo del Notariado, el Colegio de Notarios, con conocimiento del Consejo del Notariado, se encargará del cierre de los registros del notario cesado, de solicitar la cancelación del título, de nombrar al notario administrador del acervo y de comunicar al Consejo del Notariado. Para ello, se asienta a continuación del último instrumento público de cada registro, un acta suscrita por el decano del Colegio de Notarios donde pertenezca el notario.

En ese mismo sentido, el artículo 89 del Decreto Legislativo N° 1049, señala que si el Colegio de Notarios está encargado del archivo de un notario cesado, designará a un notario para que autorice los traslados notariales (testimonio, parte y boleta).

De lo expuesto resulta claro que producido el cese de un notario el archivo de este se encontrará a cargo del Colegio de Notarios, cuya entidad designará al notario que se encargue de la administración de dicho archivo y este a su vez, expedirá los traslados y culminará con la autorización de los instrumentos inconclusos, hasta el plazo establecido en el artículo 63 del Decreto Legislativo N° 104.

Resolución N° 3126-2021-SUNARP-TR

7. En caso de cese del notario, la presentación del parte notarial o autorización al tercero podrá efectuarla el notario reemplazante designado por el Colegio de Notarios competente o este último en caso de administrar los registros del notario cesado.

15. Ahora bien, cabe señalar que el artículo 63 del Decreto Legislativo del Notariado dispone que, transcurridos dos años de ocurrido el cese del notario, los archivos notariales serán transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos departamentales, de conformidad con el artículo 510 del Decreto Ley N° 19414 y el artículo 9 de su reglamento. Considerando dicha disposición, se advierte que a la fecha de expedición del parte de la escritura pública en referencia que data del 7/6/2021 ha transcurrido en exceso el plazo de dos años de ocurrido el cese del notario de Huancané Esteban Vilca Barrantes, cuya cancelación de título de notario se efectuó mediante la Resolución Ministerial N° 0074-2019-JUS del 25/2/2019, publicada el 27/2/2019 en el diario oficial El Peruano; por lo que, en aplicación del artículo 63 en referencia, corresponde que el traslado sea expedido por el Archivo General de la Nación o el Archivo Departamental, según sea el caso, que conserve en su poder la matriz del respectivo instrumento notarial

No obstante ello, podrá acreditarse que por alguna razón no se ha realizado el traslado de los archivos, mediante la correspondiente comunicación del Colegio de Notarios de Puno. Cabe dejar constancia que será el mismo Colegio de Notarios de Puno el que deberá informar el motivo por el cual no se ha realizado el traslado del acervo documentario. En consecuencia, corresponde señalar que el título tiene el defecto antes señalado, al amparo del literal c.2 del artículo 33 del Reglamento General de los Registros Públicos y en aplicación del literal e) del artículo 32 del mismo Reglamento. En similar sentido se ha pronunciado esta instancia mediante las Resoluciones N°s 1914-2019-SUNARP-TR-L del 31/7/2019, 1462-2019-SUNARP-TR-L del 6/6/2019, 945-2017-SUNARP-TR-L del 28/4/2017, 795-2017-SUNARP-TR-L del 7/4/2017, Nº 2250-2016-SUNARP-TR-L del 8/11/2016 y Nº 1306-2016-SUNARP-TR-L del 27/6/2016, entre otras.

Resolución N° 2353-2021-SUNARP-TR

8. Cuando el traslado notarial de una escritura pública ha sido expedido con anterioridad a la Resolución Ministerial de cancelación del título de notario: ¿resulta necesario expedir nuevos partes notariales?

Si el traslado notarial de una escritura pública ha sido expedido con anterioridad a la Resolución Ministerial de cancelación del título de notario, no es necesario expedir nuevos partes notariales, siempre y cuando se cumpla con los requisitos de admisibilidad previstos para la presentación de partes notariales al Registro.

No obstante, La Sétima Disposición Complementaria, Transitoria y Final del Decreto Legislativo N° 1049, modificada por el Decreto Legislativo N° 12322, dispone:

Sétima.- La presentación de partes notariales y copias certificadas en los distintos registros del Sistema Nacional de los Registros Públicos, según corresponda, deberá ser efectuada por el notario o por sus dependientes acreditados ante la Sunarp.

Luego de la presentación, el notario podrá entregar la solicitud de inscripción del título al interesado para que este continúe la tramitación del procedimiento, bajo su responsabilidad. Excepcionalmente, a solicitud y bajo responsabilidad del interesado, los partes notariales y las copias certificadas podrán ser presentados y tramitados por persona distinta al notario o sus dependientes. El notario al expedir el parte o la copia certificada deberá consignar en estos instrumentos el nombre completo y número de documento de identidad de la persona que se encargará de la presentación y tramitación.

Para la presentación de los instrumentos ante el Registro, el notario acreditará a su dependiente a través del módulo “Sistema Notario” que administra la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos - Sunarp. Tratándose de la excepción prevista en el párrafo precedente, el notario incorporará en el Módulo “Sistema Notario” los datos de la persona distinta que presentará el parte notarial o la copia certificada. Las oficinas registrales no admitirán, bajo responsabilidad, la presentación de testimonios o boletas notariales.

La finalidad de la norma citada es la de garantizar la autenticidad de los traslados de los instrumentos públicos y de las copias certificadas que sustentan las inscripciones de los actos o derechos en los diversos registros del Sistema Nacional de los Registros Públicos, ello en atención a que se habían detectado reiterados casos de falsificaciones de títulos con la regla de la libre presentación de títulos que hasta entonces había regido.

Resolución N° 1722-2020-SUNARP-TR-L